值得关注的七大项目管理思维

原创
02/22 16:54
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我们在日常生活和工作中,总是会碰到一些复杂又棘手的事情,如果我们能将这些问题“项目化”,将工作和生活中的事务以项目的方式来处理和推进执行时,则会事半功倍。

值得关注的七大项目管理思维

 

实际上,项目化的处理手段是有惯性的,也就是说,你在不断处理问题的过程中自然而然的形成了一套逻辑,而这一套逻辑就是项目管理思维”。我们尝试着聊一聊项目管理思维常常涉及到的七个方面,希望可以帮助你在面对一件待解决的复杂事务时,能够理清思路、考虑周全、明确行动并且最终收获宝贵的经验。

 

一、聚焦目标,策划为先

参考 PMI (美国项目管理协会)关于项目的定义,项目的目标应该是创造出独特的产品、服务或成果。所以,项目管理思维通常会让人们在面对一件待解决的复杂事务时,先聚焦目标,思考清楚完成这件事产生出来什么样的产品、服务或成果才算达成了目标。

日常工作中,你会遇到产品、销售、市场、财务等各类的部门和团队目标。而生活中的个人目标,也会包括在购物、休闲、旅行、组织聚会等日常活动中。当你确定好一个清晰的目标,别忘了之后的所有工作都将向着这个目标而前进。仅仅有目标还不够,还要用目标来指导你的方向,成为评判你行为的依据。

项目管理的本质就是追求把策划的与实施的趋向于一致。把项目分为启动、计划、执行、监控与收尾五个阶段(过程)就是一个策划的过程,那么日常工作和项目管理过程中,事先策划是做好一项工作的前提,也是避免返工,减少浪费时间的最为有效的手段。

 

二、重视计划

所谓“谋定而后动”,就是指要先制定好计划,当计划足够周密后再去行动。计划可以是一张便签,可以是一份电子表格,也可以是一份精心绘制的甘特图。总之,你需要一个计划来为你勾勒出在未来完成这件事预期的进展和完成时间。

在一件待解决的事情面前,有意识地先去制定计划,是项目管理中很重要的一种思维方式。计划不同于策划,计划更明确、更具体。计划大到人生的规划,小到月计划、周计划,日常工作安排,有计划的工作才能有条不紊,有计划的工作才能充分准备,周详安排,不至于忙乱出错,减少返工,提升效率。

 

三、成本思维

无论是大事小事,都会产生成本,最为基本的就是“时间成本”。在进行工作时,要视花费时间为一种投资行为,也就是说你花掉了一个小时的时间,你是否创造了超过一个小时时间成本的价值。比较两者之间的差距,会让你更加珍惜时间、节省时间。

另外,你也需要了解“沉没成本”,当事情已经发生,任务也无法回滚,应该及时调整状态,以防止造成更多的成本浪费,同时也需要将重点放在以后目标的实现和收益上,及时止损。

 

四、正视风险,一次做对

每一件你要完成的事情,都有或多或少的因素导致你可能无法完成,或者完成的时间、质量、成本等等无法达到满足目标要求,这些因素就是你需要考虑的风险。

拥有风险意识,可以让你做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备,提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。

项目目标管理中强调目标分解与目标达成的跟踪,项目工作并不提倡反复测试或者临时方案的理念,而是直接针对目标制订计划和行动方案。

所以,项目管理强调一次性做对,一次性做好,同样日常工作与生活中一次性把工作做到位的思维也是减少返工,提升工作效率的有效方法。

 

五、分解工作,并行处理

无论是策划一场产品发布会、组织一次全员培训、策划一场婚礼,还是安排一次全家旅行,都需要通过系统性的思考来综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤,然后将它们分解成一个个有产出成果的任务,并且在整个过程中可以随时地监控完成进展和状态。

系统性的思考有助于建立对于事务认知的整体观和全局观,从多维度动态地综合考虑问题。经过系统性的思考,将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围,划分阶段和任务层级,让每个分解的任务呈现可监控的状态,并且有可交付的成果。

 

六、过程处理,善于总结

项目管理普遍采用节点或里程碑评价的管理模式,这是一种过程监控管理的有效手段。

同样,这种方法适用于我们的工作与生活,阶段进行总结与反思,能够有效提升工作质量,及时修正错误,为最终达成目标提供支持。更为重要的是,阶段总结能够使工作成果整理固化,形成知识沉淀,在后续工作或项目中形成便于引用与输出。

 

七、团队协作,有效沟通

通常来说,解决一件复杂的事情,仅仅靠一个人的力量是很难办到的,无论是从制定目标,还是到过程控制,都需要让其他力量参与进来,共同努力。

项目沟通管理强调识别信息并及时将信息传递给有需要的人,做到精准表达与高效沟通。那么,高效的沟通同样是提升工作效率、节省时间的有效手段。

文章来源:https://www.zoho.com.cn/projects/articles/siwei.html

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