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2135亿背后的双11项目协作怎么玩?

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发布于 11/20 15:38
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2018天猫双11已经收官,2135亿元的成交额再度刷新纪录,这是一场阿里巴巴经济体的深度协作。

在这个大协作项目中,项目协作难题难以想象:如何保证众多部门、百个核心产品、千个垂直项目、几千人的的高效协作?如何在双11之前,让所有的产品、技术、项目准备就绪?

 

 

这背后,离不开阿里巴巴一站式企业协同研发平台——云效的支持。

 

工具支撑项目协作,信息自动同步

 

传统的项目协作方式主要依靠Excel、文档、邮件等工具,信息散落,这种方式对几人小团队的协作可能还行,但对双11这种涉及众多部门、百个核心产品、几千人参与的大项目,要实现项目的进度同步、任务的高效流转显然是行不通的。

 

工欲善其事,必先利其器。在阿里,整个双11项目协作主要借助一站式协作研发平台云效(阿里内部叫Aone)来进行。

 

那么,双11是如何借助云效(Aone)来做项目协作管理的呢?

 

从双11项目的组织结构说起

 

双11这种大促活动,涉及到阿里内外部非常多的部门,为了保障大促的整体有序推进,会有大的指挥部和具体的执行小组。

 

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  • 指挥部:负责双十一的排兵布阵,对整体的双十一活动拍板决策,对整个双十一负责;

  • BU队长:负责BU内双十一项目的组织协调,以及内外部的沟通协作,对BU的双十一负责;

  • 横向PM:负责拉通对齐不同团队的业务单元,对横向项目交付负责;

  • 项目PM:负责执行具体项目的交付,项目须符合双十一的节奏及交付标准;

 

在项目启动之初,指挥部需要确定本次双11需求的大致范围,如营销玩法、招商、会场等,做到心中有数。其次,要尽快敲定各子模块的人选。把人员定下来后才能做好项目分解,保证后续的有序推进。

 

项目集分层管理,横纵视角查看整体进展

 

按照双十一的组织结构,各层负责人——指挥部、BU队长、横向PM、垂直PM等需要站在自己的视角进行项目的分层管理。

 

在云效(Aone)里,项目的分层管理通过项目集来实现。

 

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  • 项目:项目是最小的执行单元,项目PM可以在云效(Aone)里创建项目,在项目里定计划、圈项目成员,管理所有项目内容,包括业务需求、项目任务、测试bug、风险、方案文档等,以及进入开发以后,技术相关的编码、测试、发布的工作;

 

  • 项目集:项目的集合,用来管理跨多团队协同的项目,它可以将相似的或归属于同一个领域的项目划归为一个项目集,便于PM从横、纵方面整体跟进。

     

 

云效(Aone)的项目集会自动汇总所有关联项目的工作项、计划、进度及风险,项目集PM在项目集里制定整个横向的时间计划,并check关联项目健康度是否良好、整体进度、各项目交付时间,同时处理上升上来的风险;

 

在明确了双11基本需求范围及子项目人选之后,大PM(指挥部)在云效(Aone)上搭建好双11的项目集框架。

注:由于双11数据私密性,以下配图仅用来帮助辅助相关方法的理解。

 

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2018双11项目集示例

 

项目PM建立好相应的子项目集/子项目,建立子项目时,可以在云效(Aone)里选择相应的项目模板——敏捷研发、业务空间或瀑布式研发。

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云效(Aone)项目模板示例

 

项目集和项目的管理秘籍——里程碑、风险、进展管理

 

在进行项目集或子项目的管理时,有几个关键点需要特别关注:

 

(1)项目计划管理

 

项目集及项目的PM要在设置好项目大的关键里程碑点,如大促的KO、招商上线、会场上线,功能预演等,并安排好各个模块对应的负责人和check人员。

 

设置好后,云效将按时间轴展示里程碑,透出是否延期等信息。

 

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项目集PM可以查看项目集所有关联项目的里程碑计划,及里程碑进展。

 

 

(2)项目风险管理

 

大PM要识别项目中的风险,做到及时沟通及资源协调。风险的识别可以来自于对关键项目的把控,也可以来自于子PM对风险的上报。

 

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站在项目集视角,云效(Aone)支持查看所有风险,也支持只关注上升上来的风险,实现风险的漏斗式管理。

 

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(3)项目进展管理

 

项目和项目集的进展管理有所不同:

 

项目PM会关注每项工作项的进展,云效(Aone)支持用看板清晰的管理各项工作项进展:

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项目集PM则主要关注关联项目的整体进度,以及涉及的主要风险,这就需要各关联项目及时更新项目进度、健康度等,至少做到一周更新反馈一次。

 

(4)项目定期汇总

 

各项目的进度最好在每周的项目周会或周报上做同步汇总。

 

云效支持编辑会议纪要的同时指派任务,并进行任务跟踪。

 

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云效的项目周报功能,可以根据项目内的里程碑、风险、质量情况等,帮助项目PM和项目集PM快速形成一份项目周报。

 

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经过这几个步骤,各个PM都可以非常清晰的看到一次双11项目的进度、风险及各个模块的健康情况,云效(Aone)工具就是这样帮助双11更透明的做项目管理的。

作者: 云效鼓励师
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