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企业文档管理系统的集中管控为企业带来了什么?

yhz66
 yhz66
发布于 2016/03/07 16:13
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       在过去企业的文件大多都是散落在员工的个人电脑当中,只有少部分的文件因留档关系才会统一的存放在服务器中。但问题来了,判断一个文档是否需要存档仅限于近期的想法以及当时文件创建者的归档意识。而当过段时间后,某个未存档的文件就如大海捞针般难以寻找,甚者也许在存储过程中损失或残缺。由此看来,文档的集中管理是目前继续的良策。

       下面就具体来说说一款能够集中管控企业文件的企业文档管理系统需要具备哪些特性: 


       第一、加密的基本前提 

       文档集中管理不是目的,是为了给企业文档能上传加密营造的基本环境。有了文件加密就不用担心外来人员使用电脑获取企业文件,也不需要担心笔记本等电脑丢失导致企业文件泄漏或者丢失。

 

       第二、共享更加便利  

       文档集中存储之后,企业内部人员就能随时共享上面的文件,无论是上年还是昨天的都可以在集中存储的私有云上面找到。

 

       第三、实时归档 

       让文档集中存储也是企业文件归档的一种形式,这样申请去了专人归档的烦恼,做到每时每刻及时归档,为后续查找打下了良好的基础。

 

       第四、真正的移动办公 

       以前所说的移动办公,只是通过笔记本电脑进行对每天工作文档的编辑,在进行这一步前需要通过U盘或者数据线把文件传输到笔记本电脑后才能进行,在期间需要查看其它文件是完全做不到的,而让文档集中管理后,无论何时何地都能随时调阅上面的文件,也能在线编辑,这也是私有云带给企业全新的移动办公。

本文转载自:http://www.yhz66.com/news/152

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