浅谈档案管理与档案数据挖掘应用

原创
2023/12/04 14:30
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一、当前常见档案及其管理方式

一般,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。随着社会发展及数字技术的发展,产生了电子档案,是档案领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

按照用途,当前社会常见并管理的档案包括:

会计档案:个体户、一般企业、国企、事业单位及政府机关等存在金融交易的大部分组织均有会计档案,一般由财务相关部门或相关人员搜集管理。且社会当前会计电算化水平较高,多以电子档案的形式出现。

人力资源档案:大部分组织均有,对于有足够能力的组织,会专门组件人力资源部门并委派相关人员进行管理。对于能力不足的组织,一般经由专业从事人力资源的组织代为管理,并按照合同收取管理费用。

文书档案:一般指现行文件到期后形成的档案,一般仅存在于政府机关、事业单位、公益性组织,具有较强的安全等级划分,需有专业人员进行严格管理。

专业档案:这类档案是一种泛称,按照不同分类标准可以分为不同的类型,各个类型之间差异很大,较难统一。比如学校的学术档案、医院的病患档案、法院的法律案件档案、工商局的企业档案、城市规划建设局的项目档案等,均需专业部门专业人员进行管理。

 

二、档案管理工作流程及目的

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用等8项工作。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理工作即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行,甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

 

三、档案管理现状

档案管理工作不生产物质财富,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业,所以档案管理是管理性的工作。工作不是孤立的行为,而是各项社会管理活动中不可缺少的组成部分。提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。广大信息检索者关心的是信息的内容,档案工作者应把有价值的档案信息不失时机地提供出来。而提供这些信息须有一个精选的过程,使得不同形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,广大信息检索者才能获得更为完善的服务。

电子档案管理及利用,是档案工作发展的必然趋势,当前电子档案管理发展过程中还存在较为广泛的不足:

1、档案管理的技术标准,组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是不同格式的电子档案,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。

3、档案信息管理人员的素质有待提高。档案种类丰富,档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。

 

四、海睿思在档案管理领域的发展

OceanMind海睿思基于大数据技术在档案挖掘利用方面提供了相关服务,其中,已在审计局专业档案领域开展应用,对已经归档的审计项目档案进行数据挖掘,为审计人员提供便捷的查询利用系统,以满足审计人员对审计工作情况的了解及相关知识的积累。

海睿思审计档案管理系统界面

未来,海睿思将继续关注档案管理及利用的相关信息和政府及各档案馆的需求,跟进电子档案管理利用工作的发展,提供更好的应用服务。

 

欢迎关注微信公众号“OceanMind海睿思”或搜索“OceanMind海睿思”进入官网了解相关产品。

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