别让低效的任务汇报式早会,拖后腿!

原创
08/23 10:33
阅读数 1.5K

【小剧场】 上午 10:00 - 会议室 - 每日站会

“人到齐了,开始吧。”
“任务顺利完成,没遇到什么问题。”
“好,下一个吧。”
……
“都说完了吗?还有没有补充?”
……
“有什么问题,需要协助吗?”
……
“都没有吧。好,那今天就先到这。”

如果你在上述小剧场产生了强烈的共鸣,那可能说明,你的站立会出现了大问题!

每日站会即站立会,是Daily Scrum应用最广泛的形式。开发团队每天会利用固定时间的 15 分钟举办内部短会,用于同步项目进展,识别和解决进度障碍。

但是在许多团队中,本应该解决障碍的站立会却变成了障碍本身:会议充斥着机械的工作汇报,对协作提升没有任何帮助;或者会议内容发散拖沓,15 分钟的站立短会经常变成 1 个多小时,成员苦不堪言。

“既然站立会没什么用,为什么不把它取消呢?”

站立会能不能取消?要不要取消?本文将从会议的内容、形式和目的三个方面,解读这个问题。

一、 站立会不要做工作汇报

站立会上有三个众所皆知的问题:

  • 我昨天做了什么(以完成迭代目标)?
  • 我今天打算做什么(以完成迭代目标)?
  • 我(在完成迭代目标过程中)遇到了什么问题、需要什么帮助?

许多人认为,站立会就是在向Scrum Master汇报前一天的工作进度。事实上,Scrum Guides明确指出,Daily Scrum是面向开发者的会议,而不是面向Scrum Master的。

The Daily Scrum is a 15-minute event for the Developers of the Scrum Team.\

If the Product Owner or Scrum Master are actively working on items in the Sprint Backlog,  they participate as Developers.

站立会的关键角色是开发者。在非必要情况下,Scrum Master可以不参加会议;在会议中,Scrum Master应该起到把控会议方向和解决困难的作用,而不是接受成员的工作汇报。

与过去工具匮乏的时代不同,当代的敏捷团队可以运用各种工具或方法直接、清晰地呈现每位成员的工作任务和完成进度,并且保持信息公开和同步,比如 LigaAI 的「跟进迭代」功能。

因此,「同步迭代进度」的本质,是让任务上下游的成员获取有关迭代事项的最新信息,以便对方能对接下来的工作做出及时、适当的调整。

在站立会上,同步的一定是与他人工作有关的信息,而不是纯粹的「我做了什么」和「我要做什么」,比如:

  • 任务A的工作量比较大,预计在今天上午才能完成,下游的同学请再等等;
  • 任务B存在技术难点,具体是XX问题,需要大家的协助推进;
  • 我今天准备着手解决工作C,需要和下游成员开会讨论。

站立会的第二个会议重点是主动减少障碍,即对工作中遇到的问题主动地进行求助,并寻求解决。

通过回答「遇到了什么困难」,主动地寻求团队其他成员和Scurm Master的协助并解决问题,实现短周期的「自查-修复-优化」,消灭迭代风险,以更快、更好地状态开启新的工作。

在敏捷协作中,切忌埋头苦干。只有所有成员齐心协力地达成迭代目标,提升价值交付的速率,才符合敏捷开发的要求。

二、 Daily Scrum不是站立会

另一个误区是,Daily Scrum就是开站会。

Daily Scrum是将每日工作视为一个小迭代,通过定期发起 15 分钟的集体活动对已完成的工作进行反馈和优化,完成「计划-实践-检查-优化」循环。

而站立会只是实践Daily Scrum的一种形式。在Scrum Guides中,对Daily Scrum的形式说明是这样的:

The Developers can select whatever structure and techniques they want, as long as their Daily Scrum focuses on progress toward the Sprint Goal and produces an actionable plan for the next day of work.

也就是说,开发者可以选择以任何形式完成Daily Scrum,只要能更快地完成迭代目标

站立会之所以被广泛应用,是因为比起舒适、轻松的坐姿开会,站立姿势天然附加的「不适感」和「紧迫感」更容易让人集中注意力,提高会议效率。但这不意味着「站立会」是Daily Scrum的唯一解。

依旧是老生常谈的道理:条条大路通罗马。只要能够实现信息高效同步,优化协作方式,提升迭代效率,不管Daily Scrum是躺着开、坐着开还是站着开,哪怕是改站立为平板支撑、深蹲、马步、哑铃托举都是可行的。

不拘泥于形式,只做最正确的事。 敏捷开发本就应该竭尽全力,寻求最佳的路径持续改进工作。

三、Daily Scrum不需要每天开会

Daily Scrum将每日工作视为一个小迭代,通过「计划-实践-检查-优化」循环,减少迭代进度的风险,更快地实现迭代目标。

· 敏捷团队为什么要每天开会同步进度?

敏捷开发通过短周期、快速地向用户提供价值交付。在时间紧、任务重的多人协作语境下,团队成员各自认领了组成用户故事的部分子任务,彼此的工作紧密关联。敏捷团队需要通过每日会议,及时同步迭代进度,更好地管理迭代目标。

第二,攻破技术难题需要及时反馈和集思广益。 跨职能的自组织团队和Scrum Master存在,都能帮助成员更高效、快速地解决工作问题,扫清迭代风险。

第三,集体出席会议是早期实现信息同步的最佳实践。 在那个异步/远程协作工具匮乏的时代,发起会议和面对面沟通是保证有效传达和注意力集中最有用的途径。

· Daily Scrum一定要每天开会同步进度吗?

正如前面所说,现在有非常多简单易用的协同工具(比如LigaAI)可以轻松实现团队内的信息共享和同步,在线会议和即时通讯工具等远程办公工具也能随时随地为解决问题提供服务。

因此,在工具的有效帮助下,Daily Scrum可以不用每天开会。换句话说,站立会的频率是可以调整或者取消的

敏捷团队可以根据任务关联强度、团队工作节奏和进度同步需求等综合判断,调整Daily Scrum的周期,适当地拉长集体反馈和优化的间隔,更好地服务团队。

· 取消每日站会,进度同步该如何实现?

每日站会的目的是通过及时的进度同步和问题反馈,优化协作方式,追求并实现更快的价值交付。在定期的群策群力来临前,敏捷团队可以使用各种方式,实现迭代进度的有效同步。比如:

  • 在LigaAI的规划迭代或者Kanban中同步信息
  • 使用共享表格或文档,下班前完成内容同步
  • 配置全员可见的物理看板,手动完成内容更新
  • 用简单的格式,群发工作日报/周报邮件
  • 建立Done-List,通过群接龙完成进度同步

团队协作没有标准答案,最适合团队的决策就是最正确的决策。 早上开站立会,或者晚上九点开远程会议,亦或者用共享文档代替开会,都没有优劣之分。Daily Scrum只为了同步迭代进度,推进更好的敏捷协作,更快地实现价值交付。

· 如果成员不愿意主动获取/同步进度信息,怎么办?

在《自组织是管理者和成员的双向奔赴》一文中,LigaAI创始人 Ryan 已经做出了解答。

自组织团队非常强调付出。其一,每个人都关心团队目标中未完成的工作,并主动承担任务。其二,成员会观察除自己手头工作外,团队其他人是否有人需要帮助,而不是只在乎自己眼前的“一亩三分地”。

如果成员一直不能履行承诺,或者经过几次培训支持仍然没办法跟上团队的节奏,那管理者就需要做出成员优化。同样的,成员也会主动表示,团队中有成员长期拖后腿,我们需要管理者介入招募能够一起合作的伙伴。

# Liga总结

不在每日站会上做工作汇报。 高效的站立会只传递与他人有关的进度信息,以促进更紧密、更顺畅的合作。

不拘于形式,做最正确的事情。 只要能够提升成员的专注度,高效完成会议目标,提升会议效率,无论是舒服地坐着,或是痛苦地平板支撑,都是可行的。

选择最适合团队的Daily Scrum运行模式。 根据团队规模、任务关联强度、沟通需求等综合判断,选择最适合团队协作方式。


了解更多敏捷开发、项目管理、行业动态等消息,关注我们 LigaAI@oschina 或点击LigaAI - 新一代智能研发协作平台,在线申请体验我们的产品。

展开阅读全文
加载中

作者的其它热门文章

打赏
0
2 收藏
分享
打赏
0 评论
2 收藏
0
分享
返回顶部
顶部