业务流程建模,你真的做对了吗

原创
2021/11/22 14:50
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文/明道外协顾问 汪子蒙

一、前言

在数字化转型的大潮流下,公司各部门都逐渐催生出对应的信息系统,信息孤岛的问题逐渐凸显。企业意识到该问题后,往往急于提升内部信息系统的连接,害怕孤岛问题危害跨部门业务的协作效率。

然而,心急吃不了热豆腐。在寻找解决方案之前,企业管理者应该先梳理清楚各部门的业务流程、协作关系、权责分配……当今互联网上有不少业务流程分析软件,可以帮助管理者高效完成梳理工作,让公司更了解自己。

常用的流程分析软件包括BPMN和UML,前者一般用于普通商业范畴,后者则偏向于IT管理方向。BPMN更适用于泛行业的公司使用,那么下面我们来了解一下BPMN的内容,以及它如何能帮助我们分析好公司的流程。

二、BPMN

2.1 定义
BPMN,全称Business Process Model and Notation,意思是业务流程建模符号。它是拆解、分析、模拟、设计公司流程的一大辅助工具。若是把公司比喻成大闸蟹,那么BPMN则是拆蟹所必需的工具。利用BPMN,我们要做到的就是:分析有哪些工作、每个工作由什么角色在什么时候完成、每个工作会产出什么文件并储存在哪里。

2.2 基础图例
我在工作中经常会收到客户提供的流程图,各式各样,并没有一个统一的标准。这就会造成工程师们容易误解流程,常常需要揣测某一具体流程的实际意义,造成项目实施阶段中时间与精力的浪费。

而在BPMN里,不同的图标都被明确定义了代表的不同元素:
 

  1. Event - 代表流程在此节点开始。以贷款为例,开始节点可能意味着银行收到了贷款人的申请,触发条件可以是邮件、信息、电话等。
  2. Task - 又称作Activity,意思是流程中某一项活动。如收到贷款申请后,银行会先初步了解贷款人的信息,再判断其是否具备基本要求,而了解的这一动作,就是一个活动。
  3. Flow - 代表着流程与流程之间的关联,如贷款从初审进入复审状态。
  4. Gateway - 类似于明道云工作流中的分支,值得注意的是,此节点可细分为专行与平行。专行节点之后的流程只能选择其中一条分支进行;而平行节点则意味着流程同时进入两条分支并触发后续任务。(Gateway节点一般配对使用,即开始与结束各存在一个,如下图所示)。

Source: Business Process Modelling and Improvement - Corina Raduescu

5.结束节点则与开始节点类似,区别为圆圈的线条加粗。

6.连接线的区分:

①序列流,用于连接流程节点,表示活动的次序
②信息流,用于表示参与者之间的信息传递
③关联流,表示各部件之间的关系

除此之外,值得单独提出的一点是:针对文件的存储,BPMN也有着固定的图标,方便用户标注在流程图里。这意味着,当文件图标配合连接线使用时,用户就能清楚地了解到:哪个流程会产生哪种文件、文件会传递给哪些用户,以及文件会存储于哪个位置。如下所示:

当用户使用明道云进行应用框架的设计与建立时,这一点则显得尤其重要。因为应用的框架基本都是以表单的形式存在,并使用关联字段与工作流配合作为连接,而这恰恰就体现在BPMN对工作流程所分析出的结果。利用分析结果,用户可进一步理解各表单会从何处生成,又将与哪个部门或人物进行交互,并最后储存于何处。而理清并优化好这些流程关系,其实就是我们所需应用的价值所在。

三、实例

正如上文所述,作为一个流程分析工具,BPMN可用于分析流程、拆解商业活动,进而体现各活动中所产生的需求,并将需求转化成相关人员所需的资源,最终创造各自的价值。相信现在大家对BPMN有了一定程度的了解,接下来本文将引入一个简单的应用BPMN的真实案例。

一位客户要用明道云做一套流程管理应用,其中包含了一个项目管理的环节。当时客户提供的信息比较杂乱,整理后如下:

这个案例中提及的需求其实很简单,但是试想一下,当实施工程师遇到更多需求时,信息错综复杂,从文字中提取有效信息会非常困难、乏味。因此,一个一目了然的BPMN图,将会为我们的工作提供非常大的助力。 根据上图所示需求,一个简单的流程图就很快搭建了出来,如下所示:

在流程图中,红色框所标注的就是我们在活动中产生的文件。结合明道云,这些文件就是我们所需要创建的表单。不难发现,当我们对照流程图来构建APP时,从图形获取信息的效率会比从文字中提取要高许多,尤其是信息量庞大时。

四、注意事项

在使用BPMN的过程中,需要注意一些细节,从而提升BPMN的质量:

  1. 流程应体现公司内部活动,公司外部环境一律不体现
  2. 在同一个活动节点避免多个流程箭头
  3. 流程排列遵从从左到右,从上到下
  4. 流程连接线不交叉
  5. 尽量使用较少元素以达到整洁易懂

五、常用BPMN推荐

提到BPMN,不得不提的当然就是它的官网(http://BPMN.org)了,上面有着最新BPMN的信息以及各种相关资料,比如教学、案例、常见问题、资源等等。

网络上的BPMN软件品类繁多,比较出名的有Signavio,其优势在于可以模拟,从而找到整个流程中的瓶颈(Bottleneck),并针对性优化。另外简易的BPMN在线软件(如http://BPMN.iO)也很普及化。作为轻量级的BPMN,其特点就是轻巧、方便操作、可随时更改、去除许多不必要的插件。

六、结束语

分析一个公司的流程可让其利益相关者加深对公司的了解,进而分析出更有效的获取或创造价值的办法。无论是实施顾问还是客户自己,都可以作为熟悉使用BPMN的受益者。前者能理清思路,提升工作效率;而后者嘛,知己知彼,方可百战不殆。

七、附录

完整BPMN介绍

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