实施进度难同步,项目管理搞定它!

原创
2021/11/19 14:53
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文/明道云销售部顾问 简巍

信息差逐渐筑起沟通壁垒


我在近期实施搭建过程中,出现了要频繁和客户电话沟通,或者用线上会议向客户汇报项目进度的情况。尽管行动已经十分勤快,但客户在项目后期却反馈:对于他们而言,项目实施进度的汇报不应该以电话或会议作为主要手段,因为信息遗忘的概率较大,而且甲方也不能实时查看和跟进项目进展。

我和团队们内部讨论后发现,现阶段汇报方式的时间成本、信息时效性和整合性都没有很好的压缩和体现。为此,我们梳理了一遍项目流程,发现大部分项目流程、任务、日志等材料都只有对内的记录,没有对外的查看窗口—— 而这就成为了客户实时跟进项目进展的信息壁垒。

为了打破这一壁垒,我们很快就建立了一个项目管理应用。在项目开始初期,项目团队就植入客户环境,记录项目每天的进展,让客户在自己的平台环境中就能实时查看项目实施进度。

目前,这个项目管理模式已经在近期的银行实施项目中初步尝试。接下来,我会以这个银行实施项目为例,为大家展示如何利用项目管理应用和客户做到实时互动。

真实案例:银行实施项目

客户对项目实施的要求

银行类客户对项目管理的要求普遍较高,经整合需求后,主要分为以下几点:

  1. 项目实施各节点都需要有相应标准的文件作为节点记录
  2. 项目实施过程中所有需求的处理进度都能有查询通道
  3. 项目实施计划需要提供计划文件,并支持实时查询计划进展
  4. 需要有地方承载所有上传过以及签署过的文件,用作后期备查

 


实施过程

1.前期规划

客户的搭建需求需要单独管理,并支持客户前期批量导入需求,以及后期新增需求。除此以外,所有的需求都要分类立项处理,做到规范化管理。不仅如此,项目章程规定:所有后期增加的需求都要经过评估判断。因此,项目管理应用还需要添加审批工作流。

2.需求分类

完成需求分类之后,项目实施顾问按照需求类别立项,并将不同类别的需求关联到对应的项目中统一管理。为了增加这个项目管理应用在其他行业项目上的可用性,我们还将需求类别单独设立了一张工作表记录。

3.管理项目任务

项目正式立项后,就可以创建日常的项目任务了。每当需求被关联到某个新建任务时,系统会将需求的状态同步改为“已有任务”;任务结束后,需求状态会同步为“已处理”。这样我们就可以将需求、任务和项目都连接起来,实现三类事物的完成进度查询和同步。

4.文档管理

客户提到,有些需求自带附件说明,因此希望有一个地方可以查看所有的附件。所以我们将附件都汇总在文档管理的附件中心。每当有人创建需求、项目、任务和日志附件时,工作流都会在此处自动生成对应记录。

5.会议记录管理

在项目管理里,我们还设置了会议记录,将每一次线下会议的讨论内容都放在这里。

6.项目日志

我们建立了工作流和日志模板。每天实施人员只需要在表单中将日志内容填好,点击“生成附件”的按钮,就可以自动生成当日项目日志,发给客户。

总结

到现在,这个项目管理应用已经逐步成熟运作。回顾应用从零到一的构建过程,我们总结了以下经验:

  1. 实施过程中,应该将客户的交付体验纳入考虑范畴。
  2. 项目管理应该充分考量到实际的应用场景和可用性,在能保证简易的情况下完善功能。
  3. 在应用搭建的过程中,要检查工作流执行是否流畅连贯,不能出现串行或无法运行的情况。
  4. 在应用搭建过程中,应该多站在使用者的角度去看待自己搭建的应用。
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