疫情之下,居家办公如何提高效率?

原创
2022/12/16 21:02
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最近,疫情再次成为了大家最关心的话题,各种信息和建议层出不穷。面对疫情,其实我们无需焦虑,做好防护之余,心无旁骛保持淡定也许就是免疫力最好的帮手之一。

疫情之下,大家都有各式各样的应对之策,很多企业也开始倡导居家办公。作为老板,自然希望员工保持效率,提高产出;而对于我们打工人自己呢,更需要提高效率,保住个饭碗的同时,也为自己争取更多的休息和锻炼时间。

随着居家办公的现象越来越普遍,如何利用协同工具提高办公效率,高效的完成工作,会是企业主、管理者和员工都需要去探索的问题。

目前市面上常见的协同办公工具都有哪些?

综合工具:企业微信、钉钉、飞书等;

文档协作:腾讯文档、钉钉文档、金山文档、石墨文档、印象笔记等;

会议工具:腾讯会议、Zoom等。

除了以上这些常规的工具之外,现在正值年末,正是做总结和预算的时节,各类层出不穷的报表能不能也通过协同来完成呢?今天安利一个可以实现协同办公的报表工具:电子表格软件(Smartbi Spreadsheet)。

数据填报

在居家办公的场景中,很多企业非常需要数据填报的功能,为什么呢?因为这个事情Excel做不了,必须借助数据平台才能完成。如果分散开由每个人去单独在线下填报数据的话,很可能会有数据出错、版本重复等等问题,而电子表格软件的数据填报功能非常出色,只需要在本地部署一个环境,配置了外网映射之后(环境允许外网访问之后),开通权限后员工在家里都可以访问,并且能够实现多人填报。并且电子表格软件是以一个插件的形式安装在Excel中,编辑器还是Excel本身,学习成本很低,效率却能大大提升。

例如财务报表,因为财务报表里的字段比较多,而且会涉及到多个部门和人员的汇总填报,如果插入月份或者年份的维度,就会变得非常复杂,单纯使用EXCEL去做汇总的话,工作量会非常大,而且容易出错:

而电子表格软件可以利用EXCEL与数据库建立关联,每个填报人员录入后的数据都会存储在数据库中,填报人员可根据填报月份和机构去进行筛选,然后再进行录入,最后系统会自动对所有机构填写的信息自动进行汇总,得出企业总表的汇总数据:

信息安全

那么有人会问了,允许员工远程访问,安全性会不会有问题?例如数据存储会不会泄露、人员登录的权限能不能受到限制等问题,这是协同办公工具也必须要解决的事情。在数据存储上,电子表格软件可以接入其他的第三方数据库,例如腾讯云、阿里云等,而且工具本身也不会记录和采集任何数据库里的数据,安全性是毋庸置疑的。此外,电子表格软件的人员权限管理也做的非常出色,可以为每个登录账号设置不同的角色权限,每个账号登录进来仅能操作和阅览权限内的内容,对于权限外的内容无法查看和操作的,可以有效地做到数据隔离。

报表分享

做好了报表之后,我们总免不了要把报表分享给别人去查看,一般都是以发图片或者直接发文件的方式,如果文件比较大,会影响传输的效率,如果需要修改,可能还会有反复传送版本过多的问题。而电子表格软件一样可以解决这个问题:在EXCEL的界面里点击发布,这时报表便会上传到系统中:

发布成功后,便可以在系统上对报表进行查看。除了本人可以查看之外,还可以以链接或者以二维码的形式分享给别人,这样就无需传输图片或者文件了,非常节省时间。试想一下,如果领导突然发现扫码就能在手机上看报表了,会不会很惊讶和开心呢?

价值

通过以上的介绍,我们知道了电子表格软件在协同办公上具有非常出色的表现,总结下来有以下几点优势:

协同办公:只需要部署好环境,我们就能足不出户远程做数据分析

提高效率:自动化操作,减少手工汇总,线上即可进行填报

数据安全:为每个登录账号设置不一样的权限,有效做到数据隔离保证数据安全

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