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专升本第十讲 (Excel)

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发布于 2018/04/24 10:39
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一、认识电子表格

  1、基本概念

   (一)工作簿(Book):在Excel中用来储存并处理工作数据的文件,以.xlsx扩展名保存。它由若干工作表组成,默认为3张,以Sheet1~Sheet3来表示;指向工作表标签处可以重命名,增加或删除工作表。

   (二)工作表(Sheet):Excel窗体的主体,由若干行(行号1-65536)、若干列(列号A/B/.....Y/Z/AA/AB/......IV,256列)组成。

   (三)单元格:行和列的交叉单元格,输入的数据保存在单元格中。每个单元格由唯一的地址标识,即行号列号,例如“A2”表示第A行第2列,为了区分不同的单元格,可以在地址钱加工作表的名称,例Sheet!A2 表示 Sheet 工作表的A2单元格

   (四)活动单元格:指正在使用的单元格,由黑框框住

   (五)编辑栏:对单元格内容进行输入、查看和修改使用

 

  2、数据类型和输入数据

   (一)数值型:进行算数运算。当输入太长,在单元格中自动以科学计数法显示,若输入123451234512,则以1.23E+11。在编辑栏可以看到原始输入数据

     (二)文本型:任何字符,不能进行算数运算 。对于数字形式的文本型数据,如学号、身份证号码等,在输入的数字前加单引号。当输入的文字长度超出单元格宽度时,如右边单元格无内容,则扩展到右边列;否则将截断显示。

   (三)日期型:excel内置了一些日期时间的格式,其常见日期格式为mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm(AM/PM)

 

 

   3、自动填充功能

  能自动识别有规律的表格,并且按照此规律填充后面的数(等比、等差、系统定义的规则)

  

   4、单元格的增删改查

 

  选定:单元格的周边出现粗实线

    选定连续单元格:a、鼠标按住不放从一端拖向另一端。b、选中一个单元,按住shift不放,单击另外一端单元格。

    选定不连续单元格:按住ctrl键依次单击需要选中的单元格

    选定一行:直接单击对应行号

    选定一列:直接单击对应列号

 

  插入:选中单行(列)点击右键插入行(列)则插入单行

     选中多行(列)点击右键插入行(列)则插入多行

 

 

  删除:先选中后删除

 

  修改:

    单击要修改的单元格:直接输入数据,覆盖原来的数据

    双击要修改的单元格:单元格内出现插入点,可对原来的数据继续修改

    单击选中后按F2键:等价双击要修改的单元格

    单击要修改的单元格:如果想对原来的数据进行修改可以在编辑栏完成修改

 

  文本类型数据输时:

    默认对齐方式:左对齐

    当数据超出单元格的宽度:如果右边单元格有数据,超出部分影藏。如果右边单元格没有数据,则超出部分显示在右边单元格中

 

  数值类型数据输入时:

    仅由0-9、小数点、正负号组成的数据,默认识别为数值类型数据。输入数值类型数据时,数据默认自动采用右对齐的方式显示。如果输入的长度超过11位时,则系统会自动将数据转化为科学计数法的形式显示(如:6E10 代表6的10次方)

    

  日期和时间类型数据的输入:

    年月日之间一般用:“/” ,“-”分割  ;如 “2018/6/1”或“2019-4-15”

    时分秒之间用:“:”隔开; 如“9:48:52”

    日期+时间:日期和时间之间用空格隔开(小时数允许大于24)

  

 

   5、格式化表格

  (一)设置单元格格式

  方案一、选中单元格|右击|设置单元格格式

  方案二、开始选项卡|“字体”、“对齐方式”、“数字”、“单元格样式”、等组按钮

 

 自动换行:光标放在文字换行出按alt+enter

 方向45度:选中单元格按alt+enter

 

 

 

   (二)设置条件格式

  方案:开始按钮|样式组|条件格式按钮

 

 

   (三)自动套用表格格式

  方案:开始选项卡|样式组|套用表格格式按钮

 

 

 二、使用公式和函数

  1、使用公式

  Excel中的公式以“=”开头,由常量、单元格引用、函数和运算符组成。计算运算符分为四种不同类型:算术、比较、文本连接和引用

 

 

 

  

   2、单元格引用的三种格式

  (一)相对引用(相对地址)

  默认为相对引用,例如A2,B2,A2:B2.相对引用在使用填充柄操作、复制、移动会自动调节公式的引用地址

  (二)绝对引用(绝对地址)

  在行号和列号加上$符号,如$A$2等,当公式在复制、移动是被添加绝对引用不会随位置的改变而改变

  (三)混合引用(混合地址)

  在行号和列号其中一个加上$,如$A2,A$2,被加$符号的不改变,没有加的改变,是上述的一种混合

        (四)注意:

   无论是相对还是绝对引用当插入/删除行列之后公式都会变化,数据不变位置改变

 

 

  3、错误信息

  ###### :计算结果超过列宽

  #DIV/0! : 公式中除数为0

  #VALUE!:公式中参数类型错误

  #REF!:公式中函数单元格引用无效

  #N/A!:公式或函数中缺少参数

  #NAME!:公式或函数中出现不能识别的文本

  #NULL!:函数中两个单元格不存在交集

 

 

  4、函数(简单类)

  Excel中函数覆盖范围包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。

  函数语法形式:

    函数名(参数1,参数2,........)

  其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或者其它函数

 

  函数输入有两种办法:编辑栏插入函数,直接输入函数

  

  (一)AVERAGE()    计算平均数

  格式:AVERAGE(范围)

  

 

 

 

   (二)COUNT   统计数值的个数

  格式:COUNT(范围)

   

 

 

   (三)COUNTIF() 统计满足条件的数值个数

  格式:COUNTIF(范围,“条件”)

  例如:COUNTIF(A2:A7,">15") 这个表示A2至A7之间大于15的数有多少个

  再例如:COUNTIF(A2:A7,">"&A3) 这个表示A2至A7之间大于A3的数有多少个

 

  (四)MAX()  MIN()

  MAX (范围) 统计列表中最大的数  

  MIN(范围)  统计列表中最小的数

 

  (五)RANK(数值,范围,[排名方式])  数值在范围中的排名

  排名方式:默认降序,1代表升序,0代表降序

  例如,RANK(A3,A1:A5,0) 代表A3在A1到A5中从大到小排名第几

 

  (六)SUM( )

  格式:SUM(范围)

 

  (七)SUMIF(范围,条件)

  

  说明:1、范围是指单元格区域   2、条件是用“”引用起来的,若要表示单元格则需要加&字符串连接符

 

  5、函数(复杂类)

  (一)逻辑函数

  IF() 

  格式  IF(logical_text,value_if_ture,value_if_false)

  AND()

  格式 AND(logical1,logical2......)

  OR()

  格式OR(logical1,logical2......)

 

  (二)财务函数

   PMT()

  格式:RMT(rate,nper,pv,[fv],[type])

  rate:月利率

  nper:偿还月份数

  pv:本金

  [fv]:未来值一般不写或者填0

  [type]:为数字1或0,用以制定各期的付款时间是在期初还是期末

 

 

 

 

二、数据图表化

  1、创建图表

  选择数据源|“插入”选项卡|“图表”组

  选择数据源|直接到“图表”组

  

 

  2、图表的编辑

  (一)认识图表对象

 

  3、图表格式化

  表格格式化是指对图表各个对象设置样式,包括文字和数值的格式、颜色、外观等。通过“图表工具”|“格式”选项卡中的“形状样式”、“艺术字样式”、“排列”、“大小”等组中的按钮来实现。

 

 三、数据管理

  1、数据排序

  对英文:按字母次序(默认不区分大小写)  对汉字:笔画、拼音

  (一)单个字段排序

  “数据”选项卡的“排序和筛选”组的排序按钮实现

   

  扩展选定区域:当前行连带排序顺序变化

  以当前选定区域排序:只对选中区域排序变化

  

  (二)多个字段排序

  当排序的字段值相同的时候,可以使用多个字段进行排序,“数据”选项卡|“排序和筛选”组|“排序”按钮

  

 

  2、数据筛选

  筛选就是从数据列表中显示满足条件的数据,不符合条件的其他数据暂时影藏起来(但是没有被删除)

  “数据”选项卡|“排序和筛选”组|“筛选”按钮

  

 

 

  3、分类汇总

  (一)简单分类汇总

求:各类职称人员的平均年龄和工资

 

   (二)嵌套汇总

  对同一个字段进行多种汇总方式,则称为嵌套汇总

 

 

   (三)数据透视表

 

   

 

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