优秀的管理者-时间管理-四象限法则-跳出救火的怪圈

2020/02/11 11:28
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之前在美团的时候,一个管理者,曾经跟我讲过,不要做救火队员,要有自己的时间安排,不然你永远做不了管理者:

工作中,每个向你提出需求的同事,都会认为自己的事情是最紧急的,但是如果我们跟着同事的节奏走,那么你每天都会忙死,但是却到了年末你发现自己却没什么产出,自己的绩效很低。

一直跟着别人的节奏走,成就了别人,却也燃烧了自己。

所以一个良好的管理者需要学会时间管理:

 远离“救火”在这个自主承担责任而又以业绩说话的时代,你是否常常觉得时间不够用?常常把“时光如流水”,“时间就是金钱”挂在嘴边,等到真正体会到而又充满紧迫感时,又不知道如何去管理、利用时间,常常忙忙碌碌却是碌碌而为的结局,常常玩乐闲逛似乎又并没有多开心,留下地只是空虚,这是因为我们不懂得合理管理时间!大家都知道,“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量,有的焦头烂额,而有的轻松自如,问题出在哪里呢?就是分清工作的轻重缓急!在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。一、传统时间管理法的核心:以“急”为重低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套,天天处理“急事”,天天救火,在焦头烂额的同时,内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”!从而也就深陷其中而不能自拔,把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事,加上“成就感”作怪,员工是救火队员,干部是救火队长,整个组织就变为救火大队。大家可以仔细想想,救火队能够让财产升值吗?所以,忙是瞎忙。二、高效时间管理法的核心:先轻重,后缓急在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”,也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系

 

这就是著名的时间管理-四象限法则:

四象限法则是时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作

 

 

 

 

 

 

 

策略

  1. 马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
  2. 计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
  3. 减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。
  4. 授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
【案例】
未雨绸缪,这是我国古代的一个成语,它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。
不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。
案例分析:未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。
制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。
 
第一象限
这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。
第二象限
这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。
 
第三象限
第三象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。
第四象限
第四象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。
 
 
请看四象限图:
1、第一象限是重要又急迫的事。举例,诸如应付难缠的客户或客户严厉地投诉、危机紧迫的问题事件、上司要求准时完成工作、住院开刀等。很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。
2、第二象限是重要但不紧急的事。举例,主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议,改善沟通能力,照顾自己的身心健康,人脉拓展与管理,收纳管理,培训手下,练习授权,理财投资规划,对身心有益的休闲减压。是否重要,是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。做好事
先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把主要精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。
 
3、第三象限是紧急但不重要的事。举例,电话、会议、突来访客、吸引注意力的活动,不好意思拒绝的要求。许多不重要的事情,因为它的紧急性,容易让你误以为很重要,其实与你的目标没有什么关联,如果你立即去做,就等于你宝贵的时间被人抢了,你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。举例,阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。安东尼?罗宾斯在《TheTimeOfYourLife》培训当中的“TimeTargets”,更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论,发现在实际工作与生活当中,这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系,
通常时间管理,大家都会知道排priority,事情有轻重缓急,就会出现四个象限,X轴跟Y轴分别是,“重要”跟“紧急”程度区分。大家都知道,要优先处理“重要且紧急的事”,但是,再来呢,“重要但是不急”跟“不重要但是很急”这两者如何取舍,上次看了网路上的一篇投影片,我觉得那样的说法还蛮能让我接受的。通常,会觉得事情处理不完,是因为“重要且紧急”的事情太多,需要花很大的时间跟精力去处理这一块,等“重要且紧急”的事情处理完了,原本“重要而不紧急”的事情,也演变成“重要且紧急”的程度了。所以,时间永远不够。想要有效率的做事,需要让“重要且紧急”的事情能在掌握之内,不会脱钩酿成巨祸,收敛稳定。而大部分的时间跟精神,应该拿来处理“重要而不紧急”的事,最好在还没变成“紧急”之前,就把问题解决掉,才会有更多的时间,处理“未来重要且不紧急”的事。拿大部分时间来做“重要而不紧急”的事,那“不重要但紧急”的事情怎么办,不是应该先处理急的嘛,我之前自己的priority也是这样思考,我一直以为应该是“重要紧急”?“不重要紧急”?“重要不紧急”?“不重要也不急”,那是因为,我们把处理问题的对象,只限定在自己身上。以工作来说,我们通常是团队工作,这是个很好的思考角度,那个老师提出的角度就是,“不重要但是紧急“的事情,应该”授权“,,授权这两个字,整个就像在茫茫大海上的灯塔一样,让我整个通了。重要的事情,可能得要亲力亲为,不重要的事情,应该让其他人「学着」学习处理,权力、问题下放,或是请求别人帮助,解燃眉之急,那问题通常就会解决掉,因为“紧急”会随着时间流逝而改变程度,“重要”通常是问题的品质,比较不会受到时间的影响。
而处理问题的人,应该不要只有限定在自己身上,站在巨人的肩膀上,发挥团队工作的精神,学习授权与带领团队的工作方式,才能有效的提升整个团队能力跟效率。最后,“不重要且不紧急”的事情该怎么处理,有三种解法,请依序解决,1.不重要且不紧急,那有必要做吗,要从dorightthing的角度去思考,有没必要多花时间气力去作,2.有没有别人有时间想帮忙作,或想学经验,有的话就请他们帮忙。3.上述两种方式都不可行的时候,请用自己“零碎”的时间去处理“不重要且不紧急”的事情。以上,是上次看到针对四个象限,很棒的一个思维角度跟心得。下面是“十个事大道理”不需要的朋友可以下载后编辑删除~~~谢谢~~~
 
 
小故事1、《扁鹊的医术》魏文王问名医扁鹊说:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底哪一位最好呢?扁鹊答:“长兄最好,中兄次之,我最差。文王再问:“那么为什么你最出名呢?扁鹊答:“长兄治病,是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因,所以他的名气无法传出去;中兄治病,是治病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微的小病,所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术,所以以为我的医术高明,名气因此响遍全国。大道理:事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制。小故事2、危险的森林里一个人在森林中漫游时,突然遇见了一只饥饿的老虎,老虎大吼一声就扑了上来。他立刻用最快的速度逃开,但是老虎紧追不舍,他一直跑一直跑,最后被老虎逼到了断崖边。站在悬崖边上,他想:“与其被老虎捉到,活活被咬死,还不如跳入悬崖,说不定还有一线生机。”他纵身跳入悬崖,非常幸运地卡在一棵树上。那是长在断崖边的梅树,树上结满了梅子。正在庆幸之时,他听到断崖深处传来巨大的吼声,往崖底望去,原来有一只凶猛的狮子正抬头看着他,狮子的声音使他心颤,但转念一想:“狮子与老虎是相同的猛兽,被什么吃掉,都是一样的。”刚一放下心,又听见了一阵声音,仔细一看,两只老鼠正用力地咬着梅树的树干。他先是一阵惊慌,立刻又放心了,他想:“被老鼠咬断树干跌死,总比被狮子咬死好。”
 
情绪平复下来后,他看到梅子长得正好,就采了一些吃起来。他觉得一辈子从没吃过那么好吃的梅子,他找到一个三角形的枝丫休息,心想:“既然迟早都要死,不如在死前好好睡上一觉吧!”于是靠在树上沉沉地睡去了。睡醒之后,他发现黑白老鼠不见了,老虎和狮子也不见了。他顺着树枝,小心翼翼地攀上悬崖,终于脱离了险境。原来就在他睡着的时候,饥饿的老虎按捺不住,终于大吼一声,跳下了悬崖。黑白老鼠听到老虎的吼声,惊慌地逃走了。跳下悬崖的老虎与崖下的狮子展开激烈的打斗,双双负伤逃走了。励志大道理:生命中会有许多险象丛生的时候,困难危险像死亡一样无法避免。既然无法避免不如放下心来安享现在拥有的一切,无意中就会享受到生
 
命的甜果。 
 
参考: 四象限工作法
 
参考: 四象限法则

 

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