秘书九段的故事

2019/01/25 17:17
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背景:

话说有个总经理,要求秘书安排明天上午九点开一个会议。这是一个最简单不过的执行问题吧?大多数人是如何做的?--通知所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议来做服务,这就完了!

看看九段秘书的不同做法,你是不是有进一步的感触呢!

  • 一段秘书的做法:发通知—用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
  • 二段秘书的做法:抓落实—发通知之后,再打一通电话与参会的
  • 人确认,确保每个人都被及时通知到。
  • 三段秘书的做法:重检查—发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
  • 四段秘书的做法:勤准备—发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
  • 五段秘书的做法:细准备—发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常为过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。
  • 六段秘书的做法:做记录—发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份
  • 七段秘书的做法:发记录—会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
  • 八段秘书的做法:定责任—将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报给总经理。
  • 九段秘书的做法:做流程—把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何能人的会议服务体系!
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