项目范围管理学习(四):项目启动与项目目标

原创
2016/07/07 09:55
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4.1 项目启动

    在项目通过可行性研究之后,客户的需求即由一个具体的可行的项目方案,此刻就可以正式启动项目了。项目启动是指开始一个项目或阶段,并且有意往下进行的过程。项目启动的主要内容:

    (1)确定项目目标(最重要)

    (2)项目的合理性说明,具体解释为什么开展本项目是解决问题或者满足某种需求的最佳方案

    (3)项目范围的初步说明

    (4)确定项目的可交付成果

    (5)预计项目的持续时间及所需要的资源

    (6)确定高层管理者在项目中的角色和义务

项目启动最主要的目的是获得对项目的授权并以此来使用组织资源。项目启动的信息主要反映在项目章程和利益相关者登记册中。

4.1.1 项目启动的依据

    1、项目目的:客户期望的项目结果,明确项目目的是项目成功的重要保证。

    2、产品说明:这是一个逐步清晰的过程。项目早期阐述的较少,而在项目的后期阐述的多。

    3、企业战略目标:项目从事的一切活动都要以实现其战略目标为中心

    4、项目选择的标准

    5、历史资料:应充分借鉴历史资料,为现在的选择和决策服务

4.1.2 项目启动的过程

    1、锁定利益相关者:一般在项目启动阶段,利益相关者对项目的影响力最大,而后随着项目的进展,其影响力逐渐降低

    2、项目发起:即让项目利益相关者充分认识到项目实施的必要性,并承担起自己相应的责任。一般来说,项目发起过程本身也需要投入人力,物力,财力等各种资源。项目发起人应该具有一定的职权,可以来自政府或民间,能为项目获取资金并提供资源。项目发起人可以是投资者,项目产品或服务的用户或者提供者、项目客户、实施项目的组织。项目建议书就是一种项目发起文件。

    3、项目核准:指项目实施组织的最高决策者正式承认项目的必要性,把完成项目的全部权利授权给项目组织的过程。大项目需经政府核准,小项目由项目的组织或个人核准。

    4、启动项目:启动项目就是项目经理开始组建项目团队,并开始执行项目的具体工作。项目正式启动的标志:

        (1)任命项目经理,开始组建项目团队。

        (2)发布项目章程。项目章程正式授权一个项目的存在并向项目经理提供在项目活动中使用资源的权利。它通常由项目组织以外的负责人或者高级管理层签发,但项目章程的草稿文件由项目经理完成。项目章程也可以称为项目许可证书。

    5、项目立项,重大项目需要报国务院审批。

 

4.1.3 项目启动的方法

    1、项目方案选择的方法:包括净现值法、内部收益率法、投资回收期法、要素加权法、效益分析法和层次分析法。再具有约束条件时,可采用线性规划、动态规划、整数规划、以及对目标规划等。

    2、专家判断法:核心会议法,专家评分法,和德尔菲法等。

 

4.1.4 项目启动的成果

    项目启动的主要成果就是形成项目章程和任命项目经理。启动的结果包括:项目说明书、项目章程、项目经理的任命、项目的限制条件和项目的假设条件等。

    1、项目说明书:项目总体情况的文件,是经利益相关者认可的项目范围说明文件。

    2、项目章程:就是正式承认项目存在的文件。该文件赋予项目经理使用组织资源的权利

    3、项目经理的任命,应该尽早的选聘项目经理,并将其委派到项目上。项目经理应该是一个目标导向型的管理者。

    4、项目限制条件:就是制约项目团队行动的因素。一般选择和定义中给出的项目限制条件主要有三个方面:一是项目的工期与日程;二是项目的资源;三是项目的范围。

    5、项目的假设条件:项目启动时,一般会假设某些因素是真实和符合现实的,这些为启动项目而主观认定的项目前提条件,就是假设条件。

 

4.2 项目目标

    正式确立项目目标是项目启动最重要的目的之一。目标是目的或使命的具体化,是一个组织/团队奋力争取希望达到的未来状况。

 

4.2.1 项目目标概述

    1、目标与目标管理。目标管理的内容:

        (1)并不是有了工作才有目标,相反,有了目标才能确定每个人的工作。

        (2)在目标管理中强调“自我控制”。

        (3)通过实施目标管理促使组织中的权利下放

        (4)重视人的因素。

目标管理模式的优点:

    (1)明确了组织运作方向

    (2)激发员工的积极性

    (3)为业绩的检查反馈和效果评价提供了更为客观的基础。

    2、项目目标的概念

        项目目标是项目目的或使命的具体化,具体的讲,项目目标是根据项目目的提出的项目在一定时期内要达到的预期成果。

    3、项目目标特征

        (1)层次性。即战略性目标、策略性目标、具体的目标

        (2)多样性。

        (3)制约性。包括三方面,一是多个目标之间的制约协调,二是总目标与子目标之间的制约协调,三是项目目标与组织总体目标的制约协调。

    4、确定项目目标的重要性

        (1)能够提高项目成员对管理项目的参与度,集思广益

        (2)能够在复杂的项目环境中突出一体化的整合思想,平衡和协调项目目标

        (3)提高团队成员的自我控制力

        (4)对工作绩效进行评价,从而提高项目的绩效管理水平

        (5)测量自己的进度与距离目标实现的差距。

 4.2.3 项目目标的确定

    1、确定项目目标的SMART原则:

        S:specific(具体的)

        M:measurable(可考核的)

        A:attainable(可达到的)

        R:relevant(相关的)

        T:time-bound(有时限的)

    2、确定项目目标的过程

        (1)情况分析

        (2)问题定义

        (3)提出目标因素

        (4)目标系统的建立

        (5)研究目标系统各因素之间的关系。

4.2.4 里程碑计划及其制定

    对于大多数项目而言,一旦确定了项目的范围,需要做的第一件事就是确定项目实施的里程碑。每界定一个里程碑,需要检查其是否符合以下条件:

        (1)界定是否明确

        (2)是否与前面的里程碑重叠

        (3)是否符合因果路径

4.3 制定项目章程

4.3.1 项目章程

项目正式启动的标志。成功的项目已开始就要有一个能被各方利益相关者理解和接受的详细的项目定义。

项目章程是一份由项目团队以外的,对组织资源有控制权的直接管理者和支持者所签发的书面文件。它通常包括项目概况、目标、可交付成果、需求、资源、成本估算和可行性研究等方面的内容,并应该制定项目经理,项目团队成员等的主要职责。

4.3.2 项目章程的编写过程

    (1)收集基本信息:组织的战略规划,客户需求,等

    (2)编写主要内容。项目的需求、标准、产品、目标、指定项目经理、明确里程碑、利益相关者、组织管理结构、外部环境、主要风险、投资回报等。

    (3)批准项目章程的管理者,所抄送的部门清单。

4.3.3 编写项目章程的意义

    (1)正式宣布项目存在,对项目开始赋予了合法地位

    (2)粗略规定了项目范围,后续管理的重要依据

    (3)正式命名项目经理,授权其使用组织资源开展项目活动

项目章程包含:

(1)项目实施流程

(2)项目质量要求

(3)项目设计资料

(4)产品范围和工作范围

 

    

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