企业看点签署ERP信息化合同注意的要点

原创
2014/05/12 16:24
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     我们知道关于ERP实施现在有很多种方法,很多的选型方法只是大型的企业比较适用,对于中小企业来讲大企业的选型方法和中小企业运用ERP又存在的一定联系与差别。中小企业应用ERP需要见效快, 应用快等特点,因此,中小企业在上应用ERP之前,选型是关健,而在选型过程当中,信息化合同的签署又显得至关重要。中小企业ERP合同的签署有很多资料可供查询,但笔者认为,中小企业的合同签署有别于大企业。


  从中小企业信息化的现状及特点来看,中小企业信息化发展到现在,行业细分需求特点日益明显。中小企业信息化不仅仅是ERP,还包括产品辅助设计、生产制造管理和控制等多方面内容,具有很鲜明的行业特点。在中小企业信息化过程当中,信息化合同签署是中小企业向信息化迈出的重要一步,也意味着信息化的开始重要一步。


  1、仔细看清楚ERP合同的种类


    要求CIO在签署ERP合同前要充分了解企业的业务状况,对于合同要有一个整体的规划,这些规划包括如何制定长期的的规划和短期的规划。对于CIO来讲了解合同的规划非常重要,一个CIO如果不了解信息化合同的详细情况,不懂得ERP合同的签署原则,那么必然如本文案例中分析的一样,铁定吃了信息化合同的亏。需要CIO对于企业现状及未来要有一个长远的规划、对于有经验的CIO来讲同样也不能大意,只有在做到万无一失的情况,才会为企业真正的去创造价值。


  2、签署合同前再次对产品进行演示


  无论是做ERP还是做其它的项目的信息化工作,CIO都需要对于IT服务商的产品进行详细的演示和了解。以便发现在软件产品当中存在的问题及不足,这样一方面有利于在ERP合同签署前,取消产品的一些不必要的附加功能,增加企业的必需的部分,从而形成产品完全适应企业的业务发展的需求。 另一方面, 二次演示也有有利于CIO更加了解ERP的产品,以便于以后更好的实施。


  3、参观同行或者相关行业合同签署案例


  行业内典型用户案例是CIO学习的最好榜样,这一点非常适用于初期CIO或者是准备新上线项目的企业CIO。我们知道ERP对于企业来讲无论是大型企业,还是中小企业,都将改变企业的业务流程,一旦做不好会让企业损失很大,甚至会影响到企业的生存。因此,在签署ERP合同前,CIO不妨多去参考其它企业的签署情况,保证信息化在合同的签署上“平安无事”。


  4、节约成本 电子合同显“神威”


  电子合同的实施,是为了进一步完善了原有的合同管理模式,有利于层层控制信息化合同的标准规范。合同一旦签订,数据将进行集中存放,实行网络管理和过程控制,避免了合同的随意变更和计划的层层加码。同时,在电子合同的管理模式下,下级的计划量只能从上级下达的计划量中分解,任何人为的干扰都将被系统拒绝,严肃了计划的执行。 


  5、在合同中确定ERP项目的开始时间与结束时间


  每一个ERP项目的开始都需要做好项目的开始和结束时间。在过去我们了解每一个ERP上线有的需要一年,有的需要两年到甚至还有需要三年上的才能上线。对于企业来讲三年上一个ERP项目已经非常困难,企业的业务将受到很大的影响。尤其是对于中小企业来讲,更需要具备快速完善的特点,而ERP本身的功能模块特别多,如果没有一个统一的时间制定,那么项目就会越托越久,从而导致整个ERP项目最终的失败。


  6、制定合理付款条件


  据了解,现阶段存在很多的ERP“尾款”难以追回的现象,究其原因,这些都在ERP的项目合同中的付款信息化没有规划清楚,企业CIO如何制定合理的付款条件需要和IT服务商达成一致,只有在前期把必要的准备工作做好才能在最后的的付款阶段做到尽善尽美,让企业满意、让IT服务商互相都满意。


  7、二次开发及服务很关健


  任何产品都不可能是“十全十美”的,对于企业来讲在完善的产品功能面前, 企业需要满足“个性化”需求,针对行业及企业自身的特点,企业需要定制进行二次开发,在二次开发过程中,必然要涉及到企业的服务。因此,当CIO在和IT服务商签署信息化合同前,要把二次开发的费用、成本适当列出,加入到整个信息化的项目当中,让IT服务商从总体的价格降低,节省企业二次开发的费用。 

  

    8、确定项目的实施方式


  信息化项目的实施是企业提高管理水平的重要途径,信息化管理系统为企业提供人力资源、财务、销售、制造、分销和供应链管理等诸多方面的重要信息以及这些方面的智能化的决策支持服务。而同时,信息化项目不同于一般的技术改造项目,更多的是在管理上有创新的思路和方法,并通过信息技术来付诸实现。 确定ERP项目的实施方式,在ERP合同签署必须要考虑到。


  9、让软件产生折扣中的折扣


  IT服务商在产品报价中通常会报很高的价格,当服务商给出CIO在优惠的价格的同时,再原有的基础上加上企业所有的的二次开发、服务费、以及培训的费用基础上,CIO有条件要求IT服务商在产生在软件产品方面在产生一定的折扣,用以保证使企业购买IT服务商的产品是以最低的价格带来最多的实效。 折扣中的折扣是CIO和IT服务商谈判的的一个重要法码,因此, 需要CIO在签署合同前必须把这点向IT服务商提出。


  10、ERP上线质量验收标准、损害赔偿原则


  我们知道,信息化是”没完没了”的工作, 对于信息系统上线, 信息化只是刚刚开始,如何获得真正的成功,还需要日后时间的考验。因此,CIO需要和IT服务商确立,并不是系统上线以后,IT服务商交付了就代表着成功, 还要进一步的划分,什么时候上线? 什么样的质量标准才是真正的衡量系统成功。另一方面, 由于不可抗拒的原因,项目难免有失败的时候,这时就需要提前在合同前做好损害赔偿原则,无论是甲方出错, 还是乙方出错,如果有合理的合同在,就不会在出现业务与技术“两张皮”的现象。


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