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企业如何应对知识管理中的文档管理

edoc22
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发布于 2014/03/16 21:59
字数 786
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知识管理专家董小英教授曾说过,企业要获得成功,要像成功的人一样,情商和智商兼备。情商是企业的文化,而智商则体现为企业对知识资本进行管理和转化利用的能力。有知识没文化,企业不能发展壮大,有文化没知识,企业的战略和设想就无法落地,只能成为纸上谈兵的一种理念。由此可见,知识管理的重要性。

那么知识管理的战略如何定?企业中的知识如何梳理?企业知识管理系统如何应用?解决这些问题的关键在于文档管理。经调查发现,企业在进行文档管理时,通常会被三个问题困扰:首先,企业里的知识内容庞杂、体系繁多,该如何做好分类。其次,当所有的知识已经放在系统上统一管理起来后,该如何确保知识的安全性。最后,面对海量的知识文档,用户如何才能快速地定位、检索到这些内容呢?

为此,我们特意找到了国内专门从事文档管理的edoc2研发团队。针对这类现象,edoc2研发团队提出了可行的解决方案,整个文档管理的流程主要包括:数据采集、共享协作、文档应用、文档权限以及文档统计等。值得一提的是文档管理中的安全问题,可以设置合理的权限体系来解决。比如可以设置每一个知识库目录都对应着相应的部门,找到知识库目录和公司部门对应的映射关系,就可以通过横向的权限设置来控制文档。这样可以避免部门之间交叉泄露的可能性。

文档管理具体流程如下图所示。

edoc2 知识管理解决方案为企业中各种知识工作者提供更有效率的工具、更完整的知识网络,提高知识的重复使用率,以节省可观的时间成本:

  1. 1)         利用专家的知识与经验提高企业员工的能力,为企业创造价值,事半功倍。

  2. 2)         提高整个企业有组织地学习知识的能力,实现对企业知识的沉淀和积累,使企业知识资本日益雄厚。

  3. 3)         实现企业知识的共享。个人的知识如果不被共享,对于企业来说,其价值是十分有限的。

  4. 4)         保证企业能针对外部竞争环境和内部管理要素的变化,做出迅速及时的反应。

  5. 5)         提高企业对经营环境的创新能力、决策能力、操作和控制能力。

总之,作为企业而言,必须学会如何应对知识管理中的文档管理,这样才能对企业的知识管理有所帮助,才能使企业在竞争中保持不败。


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