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企业发展各阶段对邮件系统的要求

小燕
 小燕
发布于 2015/07/31 15:44
字数 1112
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在当今信息化社会,尽管人们的联系手段有诸多工具可借用,但邮件仍然是商务往来最常见也最正式的一种。越来越多的企业选择建设邮件系统,但正所谓“隔行如隔山”,采购人员面对市场上众多品牌和鱼龙混杂的现状,往往摸不着头脑,无从选择。作为业界内有着十几年从业经验的U-Mail小编,就要告诉大家一个方法,我们不妨循着公司发展轨迹,对应用到邮件系统的各个场合,来多问几个为什么?

首先,你肯定要保证通讯畅达无阻。影响通讯的因素有外在因素如停电和邮件服务器本身遭受黑客攻击等可能,为防范未然,你可以:

1.进行双机热备部署,自动远程备份;

2.内外网隔绝,筑起“防火墙”;

3.模块化设计,内嵌顶级防范攻击、盗号的安全模块。

随着公司业务蒸蒸日上,可能将生意做到了全国乃至全球,毕竟各地区发展不均衡,网络状况迥异,这对于通讯是极大考验,勿忧,U-Mail给你提供了解决方案:

1.邮件系统分布式部署方案,能够解决多点协调办公问题,实质上相当于跨国企业的“本土化”工作,提高了效率也减轻了总部的负担;

2.邮件中继技术,启用DKIM功能,使你即使发往五湖四海,邮件也不会丢失。

生意做大了,势必会不断增加人手,铁打的硬盘流水的兵,有人来也有人走,给管理带来了困难,你需要建立和完善组织架构,如果公司是一颗大树的话,你需要将资讯快捷传达到每片树叶,达到“以臂使指”的地步;人员素质参差不齐,你需要管控企业核心数据如客户信息等……解决此类需求对于一些专业品牌如U-Mail邮件系统来说也非常简单,方法有:

1.仿照公司组织架构在邮件系统中建立对应域和部门,每位员工分配唯一邮箱,划入相关部门,规定部门领导人为管理员,将公司高管和客户分别建立通讯录,不同部门之间办公时可实现“通讯录共享”;可用“系统公告”和邮件群发的方式通知到具体某位员工信箱。

2.建立邮件审核机制,严格控制一些部门或员工的外发权限。

3.建立监控机制,设定一些关键词(如相关法律法规的禁忌、政治敏感词、客户姓名),编好规则,触发规则时就会执行相应操作。

4.限制某些账户只能在指定IP或主机上登陆。

杜绝了“内鬼”,确保了数据的安全之后,你可能会非常担心“外患”,这“外患”包括两个方面:一是垃圾邮件泛滥和病毒侵扰;一是邮件传输过程中可能被窃密,邮箱密码会被盗。所以你需要一款相当专业的邮箱服务器,它“内毒不侵”,装有最先进的反垃圾防病毒引擎,它有“十八般武艺”,对垃圾邮件炼就“火眼金睛”,像全球顶尖IT企业微软使用的防病毒引擎Commtouch就非常好,据了解,国内一线品牌中,U-Mail邮件系统同样安装了这个引擎。而为了防止密码被盗,有两个步骤:一是事先就使用较复杂的密码;二是开启相关的暴力破解的功能,防止直接暴力破解密码;三是将邮件SSL加密,为“邮件快递”添加一把锁。

当然,慢慢的,公司职员用到的办公平台越来越多,你希望将它们有效整合,实际上,U-Mail邮件系统就具有极强的扩展能力:

1.它能够“单点登录”;

2.能在web页面上给诸多办公平台提供入口;

3.具有丰富的API接口;

4.技术人员随时可与客户商定二次开发方案,与短信等平台整合。


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