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U-Mail邮件服务器提醒您新年企业邮箱管理注意事项

小燕
 小燕
发布于 2015/01/28 17:03
字数 1206
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2015年不经意间已过去大半个月,但是由于中国人“春节”观念浓,因此一些企业的管理人员 思维一时转换不过来,还在按部就班的运转,作为业界内资深的邮件系统服务商,U-Mail的小编要给诸位提个醒:新年别忘了做几件事,这些事或许能促进同 事关系融洽,或许能扎紧公司“篱笆”,或者能提升工作效率,或者能减少冗余沉淀精华……您不妨尝试一番:

一、给同事们问声新年好,提醒一些注意事项

没错,用U-Mail邮件服务器的“系统公告”,给同事们问句新年好,提醒一下:财务部门别 忘了年审年报和核算事项,业务部门别忘了统计绩效加强与客户互动,技术部门别忘了查杀病毒,行政部门别忘了制定行事历;高管们的助理可以将高管的新年讲 话、勉励、振奋人心的资讯放在这里……具体到部门负责人,亦可有通过给部门群发邮件,提醒属下们交来2014年度工作总结和2015年具体规划等等。

二、自定义设计确定好企业邮箱统一风格模板

很多成长中的企业,它的业务内容、远景规划、部门设置、企业文化都在不断调整适配中,可能通 过一年的奋斗,会有较大的改动,那么作为企业形象系统的一部分,企业邮箱模板应该作适度的改变,可利用U-Mail邮件系统集成的自定义语言文字模块修 改,并设计出相应的背景页面,采用新LOGO,自定义新的登陆页面。同时在过去的一年,有些企业可能安装了一些新的办公软件,那么您可以利用U-Mail 邮件系统丰富的标准API接口,将短信平台、传真平台、财务软件系统、OA系统等整合到一块,并实现“单点登陆”。

三、清理过期邮件和帐号,做好归档备份工作

1.如果公司部门有较多裁撤和人员变动,记得对照企业组织架构图,来修改邮件系统里的树形通讯录。

2.清理过期的邮件和帐号,为企业邮箱服务器减负瘦身,如下图所示:

3.对重要文件做好“归档”备份工作,如果企业每一年的资料进行了有序整理的话,既是一笔无形的财富,又方便了新员工迅速熟悉企业历史和制度,缩短融入团队时间,如下图:

四、检测出弱密码用户,并强制其改变

邮箱窃密、邮件丢失、邮箱被用来群发垃圾邮件等事情屡见不鲜,作为邮件系统管理员,相信您已 耳闻目睹太多,但有些新手或不曾经历,或安全意识不强,或缺乏责任心,为图省事,简单随意设置了一下企业邮箱密码,因此,您有必要将这些用户筛选出来,强 制他们修改密码(密码建议长度为8到20位,不能单纯是字母或数字,同时连续重复、递增、递减的数字或字母不能超过密码长度的一半。)

五、租赁邮件服务器的需要续费,做好技术维护、升级工作

如果您的企业是租赁企业邮局的,别忘了留意一下业界动态,是否有新的功能开发出来了?服务商 是否要求您续费而您却忘了?是否需要对邮件系统进行二次开发和维护升级?当然,如果您是使用U-Mail邮件系统,那么小编就多此一问了,因为众所周 知,U-Mail邮件服务器软件终身免费升级,而且服务周到体贴,能根据所需提供量身定做的二次开发方案。

当然,在新的一年,还有一些琐屑工作,务必要注意,比方说如果有高管离职,就涉及到“邮箱审 核机制”的问题,有必要重新设定好主审和副审人员;比方说有新的分支机构建立,就需要做好异地部署工作;比方说如果过去一年经常会发生停电宕机事故,就有 必要多购置一套服务器,“双机热备”做好数据保存工作等等。总之,新的一年,新的规划,新的起点,小编祝愿您事业蒸蒸日上,生意兴隆!


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