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实施凌云ERP系统为企业带来哪些改变

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发布于 2014/12/18 16:02
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  ERP管理软件是企业进行信息化建设的一个重要组成部分,在企业中得到了广泛应用。企业的内控工作是由单位的管理层、治理层以及相关人员,为了实现企 业的控制目标,所共同努力实施一系列有效措施的过程;内部控制体系的建设与风险管理工作逐渐被企业所重视,并相应开展了一系列的实践。ERP系统的应用提 升了企业的管理水平与工作效率,但是,我们在关注ERP为企业带来的经济效益与管理变革的同时,也应该充分意识到由ERP系统自身特点而带来的风险。因 此,面对ERP系统环境带来的新的风险,制定与研究ERP环境下企业内控工作的对策与措施,就成为ERP在企业应用中的一项重要课题。本文即从四个方面对 凌云ERP系统环境给企业内控建设带来的影响进行分析与探讨。   一、对会计信息可靠性带来的影响   第一,凌云ERP系统环境促使企业的管理与经营工作成为一项环环相扣、前后依存的程序流。该程序流包含企业的预算编制与审批、签订合同、对外开证、收 票、收货、付款等一系列的工作,从技术的角度考虑,由于存在这样一个连续的、统一的控制过程,致使那些没有原始凭证的、虚假的业务、付款、发票等失去了其 产生的条件。当然,ERP无缺陷的业务流程设计与提供实时监控是保障这一作用实现的基础。   第二,目前,企业基本已经实现了财务工作与业务工作的一体化,这种模式使得业务前端原始资料直接成为财务基础数据,健全了数据转换的过程,减少了可能 出现的漏洞与错误,不但提升了数据信息的及时性与准确性,也体现了业务口径与财务口径的一致对接,方便业务部门与财务部门之间的高效协作与沟通。   第三,凌云ERP系统环境给数据信息的及时性问题带来了很好的解决基础。首先,可以对业务的发生、变化与财务记录间的时间差实现忽略不计,一旦相关业 务完成其自身的流程与操作,财务就可以实施相关的监督、核算、报告工作;其次,ERP系统能够使各个用户、各个模块之间的数据实现共享,给数据的及时更新 提供了保证;最后,凌云ERP系统实现了资金流、物流、信息流三者的集成,有很强的数据处理功能,能够快速分析财务工作,提供决策信息支持。   第四,凌云ERP系统实现了企业财务工作与业务工作的一体化。业务前端原始资料录入直接成为财务部门进行账务处理的基础依据。在系统的完善过程中,部 分凭证需要进行手动修改,这样的修改必须进行严格的复核与监督,从而保障会计信息的完整性与真实性。复核者至少要保证实现下述条件:应该记录的原始会计信 息都已入账;没有人工修改与录入等情况发生;生成的记账凭证是合规、合法的。   第五、凌云ERP能促进企业权力部门问相互监督与制衡。不相容职位必须进行严格分离,ERP管理系统的实施,使得会计职能的合作分工与内部牵制体系更 加严格,尤其是要严格财会核算岗位与复核岗位间的分离;严格ERP系统使用者与系统开发、维护者间的分离,相对应的权力与职责也要进行明确规定。由于财务 部门的信息是直接源自前端业务数据的,因此企业的财务审核监督和审计工作亟待加强,相关人员应该细致、全面地核对、验证有关的业务数据,从而保障会计凭证 的真实性与准确性。此外,ERP的运用还能保障会计信息的完整性与安全性。首先,必须进行及时性的信息纸面存储,由于系统可能会被外来攻击或者发生意外故 障,通常应该对数据信息按月打印进行归档。其次,对系统本身、数据后台进行修改时,必须要有严格的授权制度,同时应该保留书面的修改记录。   二、对资产的完整性与安全性带来的影响   第一,ERP系统具有高效性,可以提供出一系列及时、准确的财会信息。这些信息对企业完善资产的管理工作提供了保障。定期盘点与账实核对是进行资产管理工作的主要措施,即将实物资产与会计信息相比较,进行核对,从而保障帐实相符,促进了实物资产的完整性与安全性。   第二,信息的及时性与共享性为企业提升资产的使用效率、保障资产安全提供了良好的平台。管理层能够及时掌控存货的入库与出库情况,同时根据货物情况进 行资金安排,有助于保障资金安全与货物安全。对存货质量与价格等进行实时共享,给强化资产管理工作带来了良好条件;固定资产与存货等信息间的共享,财务部 门与实物部门间信息一体化的模式,实现了对企业资产的有效监控。   第三,ERP能对企业中的各项资产(尤其是存货)实现多维度的汇总、统计、分析,提供出存货的质量、成本、数量等多方面的信息。尤其是在市场存在较大波动的情况下,能够根据市场的变化趋势,为企业高层提供出经营决策的基础与依据。   三、对企业日常运营的合规合法性带来的影响   第一,由于ERP管理系统实现了财务工作与业务工作的一体化模式,促进了相关业务信息与资产的透明公开与监督共享,从而降低了发生挪用资金、受贿、贪 污等舞弊与错误行为的可能性。同时,可以将企业内部的规章制度与企业生产、管理、经营的法律法规文件等方面的要求贯彻进ERP系统当中,通过授权、流程等 方式,保障制度的彻底贯彻执行。   第二,ERP管理系统环境可能导致的一系列的舞弊与错漏问题:   首先是有关ERP系统自身存在的质量问题。ERP系统下的企业内控工作,很大程度上决定于系统自身的运行质量。首先,因为存在内控工作程序化与系统长 期使用的特点,一旦系统自身存在漏洞,发现缺陷,就有可能导致同一差错的反复发生,这样严重危害了系统的可靠性与安全性。另一方面,企业ERP的日常使用 人员通常都不是计算机的专业人员,往往不能及时发现漏洞,这就给企业日常生产经营带来隐患。其次,数据库技术已被广泛使用,健全了共享的、唯一的数据来 源,成为决策支持的信息基础,因此该信息来源的可靠性就显得尤为重要。所以,数据库在进行数据获取时,应该设计出系统的自动纠错功能;将数据间的时间关系 与逻辑关系设计进入系统,完善系统的纠错功能。此外,人工数据录入可能出现的错误与系统设计可能出现的漏洞等,促使对系统数据实行独立稽核。   其次是有关相互牵制、授权控制、密码管理的问题。不相容岗位职责分离是内控工作的重要组成部分。传统手工系统当中,通过不相容工作分派给不同岗位实现 相互牵制的目的。而在现代ERP系统当中,为了加强系统内控工作。也应该分设监控与操作两个岗位,对各自权限进行明确。比如,财会人员在处理账务时,其数 据与操作也被监控人员定期审查、及时进行备份。一旦审计人员或主管部门对某些数据存在怀疑时,就可以利用原始备份记录来调查分析、辨明真伪,从而完善了电 算化系统的内部牵制。此外,在ERP系统当中,操作人员与管理层主要是采用口令授权的形式进行权限分工,口令一旦被窃取或偷看,有可能导致授权系统的紊 乱,会给企业带来一定的风险,也存在较大隐患。   四、对企业业务活动运行带来的影响   第一,凌云ERP系统加强了企业制度的严密性。有利于对制度实现了有效的贯彻与执行。在输入系统参数方面,能够将制度的具体要求融入进流程当中,保障了企业制度的切实落实。   由于ERP实现了信息流、资金流、物流三者问的共享与集成,实现了相关人员对一系列业务的订购与到货情况、资金收付情况等进行及时地监控与跟踪,从而能够进行及时敏锐的管理决策,进行实时监控管理。   第二,凌云ERP系统促进了闭合循环业务流程的建立。该循环能够对业务进行全程跟踪,可以完善业务效果,保障有始有终。ERP系统环境下,业务人员能 够从预算开始;通过采购、入库、销售、出库、收款工作后,关闭预算,掌握整个业务时间进程、数量、价格、成本等关键数据,对业务运行的结果进行考核。这样 的一笔业务闭合循环,提升了业务运行的效率与经济效果。   第三,凌云ERP体现了信息流一体化模式,促进了企业各个部门间的相互制约与监督。例如业务的费用开支一旦超出了预算金额,ERP系统就可以针对此问题发出预警;若某业务的操作进度低于相应标准,系统也可给予及时的提示与反馈。   第四,凌云ERP在信息集成、信息检索等方面,给管理层决策提供了保障作用。例如,在ERP系统中能够看到集团企业整体预算进度,再追索到各企业的预算情况,发现预算的问题,找出原因等,数据信息的充分性能够保障管理层做出正确的决策。   五、结束语   现如今,ERP管理系统已经在众多企业中得到认可与推广,伴随企业内控建设措施与理念的不断更新,企业应该利用ERP系统积极完善内控建设工作,同时注意其本身可能导致的一系列风险,针对ERP环境对内部控制体系做出积极调整,从而保障企业稳步、持久发展。 文章转载自【china-saas.com平台】 更多资讯,请点击http://www.china-saas.com/a/ERPqijianban/

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