如何有序协同和管理多个研发项目?

原创
2022/06/19 21:26
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为什么并行多个项目时,容易混乱?

如果研发团队成员人数超过7人,并且同时进行多个项目时,如果管控不好,就会容易产生混乱的局面。

原因有可能是:

1、缺少统一的研发协同工具,大家对于整体的产品目标,没有一致和清晰的共识;

2、缺少对需求的提前规划,更多是临时的一句话需求;

3、没有对研发资源和人员工时的统筹,没有进行登记,对研发团队的工作量不可量化;

4、缺少沟通和反馈机制,对于研发当前的进度、遇到的问题和排期计划,没有向上反馈的机制和通道,不能形成闭环管理;

5、多个项目时,针对所涉及的众多需求、缺陷、人员、工时、任务、资料,不能实时、方便进行切换和共享。

对于现有的研发协同工具,对于项目的管理,更多的是针对单个项目的协同。为了方便研发团队更高效地协同、管理和切换多个团队、多个并行的项目,下面将结合YesDev研发协同工具,进行介绍和讲解。

YesDev协作云

YesDev是一款免费的SaaS研发协作工具。它可以用于进行研发项目的协同和管理,提供了包括需求、缺陷、任务、工时等工作项,可以关联到项目。同时可以很方便地对多个项目进行协同、管理和切换。

YesDev,覆盖从需求到发布之间的项目协同与管理,帮助你和你的团队从需求到发布,全流程闭环管理。YesDev提供了以下功能版块:项目管理、测试管理、技术文档、智能汇报、成员动态和企业管理。

 

免费注册和登录YesDev

YesDev可以直接免费注册使用和登录。体验账号:demo / 123456。

 

 

单个研发项目的协同

以下是单个项目的协同,主要分为五类:

  • 1、三种常用的工作项:需求、任务、缺陷,并且可以相互关联;
  • 2、智能统计:项目排期、项目开发计划表、项目燃尽图、项目甘特图、项目进度;
  • 3、智能汇报和实时沟通:项目报告、测试报告、钉钉群/企业微信群/飞书群/喧喧群通知、邮件图文通知;
  • 4、自动化工作流:自动关联Git代码提交、DevOps一键发布;
  • 5、通用:链接、附件、备注;

在YesDev,我们可以配置自己团队所需要用到的协同工具。

 

除此之外,也可以预设团队的常用项目模板,以满足团队对于敏捷开发、瀑布开发、技术专项、项目维护、客户对接、新人入职培训、售后服务等不同项目的协同和管理需求。

 

创建新项目

当你和你的团队有需要时,都可以在YesDev创建一个项目,来进行团队协作和项目管理。

YesDev为项目,提供了以下给力的功能特性:

1、项目置顶:可以根据你的优先级,置顶项目,和聊天会话置顶类似,方便始终把重要的项目放在第一位;

2、项目锁定:项目锁定后不可以添加、插入新需求、新任务,以便控制项目在评审需求的进行开发排期后不被随意变更;

3、自动收纳:如果项目周期长,可以开启自动收纳,系统会自动把已完成的工作项(如需求、任务和缺陷)自动收纳起来,让团队和项目组更加专注于剩余的工作内容;

4、项目自定义:可以自定义项目颜色、项目标签、项目模块等,可以最大程度按照自己团队的习惯进行工作;

5、项目分组:可以按工作组进行项目分组,划分项目权限;

 

 

规划需求迭代

项目创建后,就可以对迭代的需求进行规划。

需求的迭代,可以分为六个阶段,依次是:需求录入、需求规划、迭代规划、需求变更、需求排期、需求完成。

在前期,产品经理可以录入需求,录入方式有:直接在线编写需求文档、或上传Axure制作的PRD压缩包、或用Excel批量导入、或提交第三方平台的需求链接。

 

随后,可以通过YesDev的需求规划,对需求按时间线进行产品上的规划。

 

在创建项目后,可以把评审的需求关联到项目,或在创建项目时同时拆解需求,从而完成对迭代需求的规划。

 

为应对需求的变更,你也可以在项目开启后重新规划需求,或者补充新需求,YesDev同时也会记录需求变更。如果你不想在项目启动后变更需求,可以锁定项目。

进入研发阶段后,可以在需求排期,查看迭代中需求的开发计划和当前所负责的负责人、开发进度、关联的缺陷等。

最后,当需求完成开发并测试通过后,便可发布上线,完成流转。

评估任务和登记工时

根据项目需求,由开发人员评估任务并登记工时后,就可以汇总项目的总工时和项目进度,以及待工时、进行中工时和已完成的工时。

 

评估任务时,可以把任务关联到需求。评估后,可以使用任务看板进行协作和站会沟通。

 

汇报项目排期计划

在完成任务工时登记后,项目经理或技术负责人,就可以得到YesDev自动汇总的项目排期和开发计划表。可用于向上汇报和进行项目的计划管理。

在项目排期,是按人员为维度的排期,汇总了每人成员的工作量、工作排期和工作进度。

 

另一方面,项目开发计划表,则以需求为维度的排期,向下拆解和下钻到达任务的计划表,是针对需求目标和关键路径的计划表。

 

值得称赞的是,YesDev的项目计划表,还具备了增量跟踪的功能,可以自动对比上一次的计划表,可以很方便查看和对比项目的最新进展,还能发邮件、导出Excel。

缺陷跟踪

当项目需求完成开发,就可以提交测试,顺便说一下,YesDev同时也支持了需求的提测操作,在提测时可以填写测试负责人并通知TA。

 

如果你是测试工程师,你可以在项目中,添加新缺陷,或直接关联多个缺陷。

 

提交新问题时,可以填写负责人、问题类型、关联的需求、优先级、截图粘贴、通知负责人等。

 

关联测试计划和汇报测试进度

YesDev同时提供了测试用例、测试计划的管理。同时,可以把多个测试计划关联到项目。

 

在测试计划,可以看到当前的测试进度。

 

点击测试报告,可以查看当前测试计划的整体测试报告。可以发邮件、动态增量跟踪对比。

 

关联Git代码

通过提交Git代码,可以自动关联到YesDev的任务、需求和缺陷,从而实现研发工作流的自动流转。

一方面,当提交Git代码关联到需求时,YesDev可以帮你自动更新需求状态为【研发中】,自动创建必要的任务和方便登记工时,不会因为开发忙碌而担心忘记登记工时。

 

另一方面,当提交Git代码关联到缺陷时,缺陷会自动标识为【已解决】,同时通知对应的缺陷创建人进行验收。

 

接收实时消息通知

在日常项目研发过程中,让开发人员和开发团队反馈项目进度,是比较困难的。开发人员除了写代码还要进行其他工作,可能因为太忙而不能及时给你反馈和回复。也有可能是,开发人员连自己都不知道如何给你反馈进度。

为解决“研发进度是个黑洞”的问题,并且为了加快内部团队沟通和降低跨部门沟通的成本,YesDev提供了三种组合的消息通知方式:实时的IM群通知+精准邮件图文通知+站内通知归档。

1、实时的IM群通知,YesDev支持钉钉群、企业微信群、飞书群和喧喧群的实时群通知推送。你可以把项目的聚合信息推送到你指定的工作聊天群,方便项目组成员公开、透明、实时接收到项目的最新动态。让关心项目进度的项目干系人有一个便捷的消息通知和途径及时了解和查看项目进度。

 

2、精准邮件图文通知,在协作和流转过程中,更精准的通知是邮件通知。在需求、任务、缺陷等工作项指派、变更、流转和完成时,都会有对应的精准、图片邮件通知发送给收件人、和抄送人。

 

3、站内通知归档,作为辅助的通知方式,YesDev也提供了站内的个人通知、团队动态和项目的聚合变更历史。方便你从不同的角度来了解项目的动态。

 

我的消息和团队动态,

 

 

完成项目并归档

当项目的全部需求完成后、全部的任务也完成后、以及全部的缺陷都修复后,就可以关闭项目并归档。然后开启新的项目迭代。

 

多个项目的协同与管理

前面,我们介绍和分享如何使用YesDev协同工具出色完成单个项目的协同。有了单个项目的协同基础,我们接下来学习如何有序地管理和协同多个项目。

1、同时管理你的产品需求和技术项目

不管你是项目经理PMO还是技术经理Team Leader,我们都建议你在使用YesDev时,一定要同时管理你的产品需求项目和技术项目。也就是说,对于技术类的项目,你也应该一同记录、安排和进行任务分配和排期。虽然技术专项是由技术侧提出而非产品经理提出的,但一样需要进行协同和排期,更为重要的是,技术类需求也会占用研发资源,并和产品需求互斥。

为了区分,你可以使用不同的颜色表示技术类项目,例如使用绿色,同时项目的工作组选择只有研发人员的工作组,可以不对业务人员开放此类的此项的项目权限,但可以对产品人员开放。

 

2、横向管理多个产品线的需求排期和迭代

作为一名技术负责人,你需要面对来自不同层面的压力。尤其在面对上游产品业务方时,更是如此。如果你所带领的团队要同时维护和负责几个产品线,而产品线的产品经理又是各自负责时,研发资源的冲突和不可调和就越发明显。为了既能满足不同业务需求方的迭代需求,又能让自己的研发团队不埋没和迷茫于功能的增删改查业务开发中,你可以使用需求排期,进行横向的对齐和管理。

使用需求排期,有以下好处:

  • 同时查看多个产品业务线的全部需求计划,按周为单位;
  • 可以对当前最新的需求进度,一目了解,可以快速向需求业务方反馈他们需要的进度;
  • 让研发团队明确本周的需求和目标,做到周一提前计划、周四冲刺上线、周五回顾,不断改进和提升效率;

 

3、统筹安排你团队成员的宝贵时间

研发人员的时间是最为宝贵的资源,在工时登记,可以按周为单位,分别管理自己、部门团队和虚拟项目组的成员工时。

 

如果需要用到任务看板,也可以按不同的维度进行汇总和站会沟通。

 

4、汇总、分析和管理你的项目集

除了管理你的团队成员的时间和产品侧的需求外,还要在多个项目的项目集上进行有效和有序地安排和推进。

当涉及多个项目时,可以通过项目集来分析、汇总和管理。包括有:

项目的甘特图,可以同时查看多个项目的排期计划,分析项目的排期合理性,和预知项目的未来用时。可以导出Excel。

 

项目燃尽图,可以深入到单个项目,跟踪过去、当前和未来的计划和真实的项目进度。

 

项目进度下钻,下钻查看和分析某个项目的进度瓶颈。

 

项目统计,统计多个项目的整体情况,可以导出Excel。

 

项目周报,自动汇总并帮助你轻松把握整体全部项目的进度,可以定时发送、增量对比上一次发送结果、导出Excel。

 

多团队切换

 

如果你需要同时管理多个研发团队,也可以创建和加入多个团队,轻松对多个项目进行记录、安排、协调跟进和反馈汇报。

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