#GTD,高效办公利器!帮你节省工作中的每分每秒!

原创
02/19 09:08
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什么是GTD?


在最早听说GTD,是我在毕业后到深圳一家游戏公司工作,在职场上学到的第一个技能。事实证明,掌握GTD,对于个人办公,提升工作效率,是非常有帮助的。


据百度百科记载,

GTD就是Getting Things Done的缩写,意思是“把需要做的事情处理好”,是一个管理时间的方法。

百度百科


图片来源网络


但GTD是一种指导思想,如果在实际工作中,能有一款工具,可以切切实实地帮我们提升办公效率,节省10分钟,或半小时,那该多好。特别在团队多人一起办公时,面对复杂项目时,也能轻松搞定,那就是真的太棒了!!


YesDev项目管理工具,提升办公效率的利器


YesDev项目管理,一款团队协作SaaS工具,可以在线管理你团队的工作、项目和任务。它能为你和你的团队,节省工作中的每一分每一秒。它里面有很多很棒的功能,例如:项目管理  /  工作排期  /  邮件生成  /  一键复制 。


据个人主观感觉,YesDev可以在以下场景节省你的办公时间。

  • 1、进行团队工作排期(每排期一次,就可以节省30分钟+)

  • 2、邮件生成(每写一封邮件,就能节省20分钟以上)

  • 3、一键复制项目功能(每汇总一次,就可以节省10分钟以上)

  • 4、一键复制需求功能(每次复制,节省5分钟以上)

  • 5、传送门,精确找到你要的参考资料(每次点击,节省3分钟)

  • 6、快速找到你的PRD(每次打开,节省2分钟)

  • 7、工作组(避免不必要的信息干扰,让工作更专注)

  • 8、其他更多节省时间的小功能


下面分别介绍。


1、进行团队工作排期(每排期一次,就可以节省30分钟+)

在日常工作中,对于TeamLeader以及项目负责人,经常要做的一件事情就是向上汇总,以及进行工作安排。那么在工作安排,或者安排人员进行新的任务时,首先就是需要有现在团队成员的工作计划,才能更合理进行任务分配。


在以前,需要每次询问,多方确认,现在,使用YesDev,就能立即查看到你需要的信息。整个团队的工作情况,一目了解。


此外,如果你是项目负责人,只是虚拟专项的负责人,而不是行政上的管理者,也可以使用工作排期功能,查看和你一起参与项目的其他部门人员的工作情况,从而快速了解整个项目的推进情况,灵活安排,及时调整。



在上面工作排期,你还可以导出排期到Excel,方便在任何场合下进行传达。


2、邮件生成(每写一封邮件,就能节省20分钟以上)

其中,以邮件生成为例,它可以帮你生成你想要的项目进度邮件、个人周报邮件,团队周报等。如果你以前汇总或编写一次邮件需要30分钟,那么用这个工具,可以1秒钟就能生成你要的邮件内容,只需要稍微修改,就可以发给团队和领导。相比之前的方式,每写一封邮件,都可以节省10分钟以上。


例如,生成项目进度邮件后,你可以立即获得类似如下的邮件(相当于有一位机器小助手,帮你悉心汇总好了)。


3、一键复制项目功能(每汇总一次,就可以节省10分钟以上)

又如,一键复制功能。平时,在团队内,或者对外沟通,或者向老大汇报时,都要多方收集需要的进度、风险和排期。有了YesDev,它可以做到一键复制项目,还可以一键复制需求,然后把汇总后的内容,直接发送到微信、企业微信、钉钉、QQ、飞书等聊天工具。是不是很棒?


在项目详情中,点击一键复制:


复制后的项目内容如下(大家可以对比图中的内容):

【YesDev V1.3 版本】负责人:黄俊华, 工时:59 H/ 78 H,进度:76%   1、YesDev V1.3 版本需求合集,黄禅宗,2021-01-15,已完成 2、YesDev V1.3 版本 TopThink自动注册,黄禅宗,2021-02-01,已完成 3、YesDev v1.3 微信登录,黄俊华,2021-01-20,需求中 4、YesDev v1.3 周报,黄禅宗,2021-01-22,需求中 5、YesDev v1.3 需求池完善筛选,黄俊华,2021-01-21,已完成 6、YesDev v1.3 一键复制,黄俊华,2021-01-22,已完成 7、YesDev v1.3 时间变更纪录,黄俊华,2021-01-22,需求中   http://www.yesdev.cn/platform/project/projects-detail?id=58

复制的内容中,包括了每个需求的进度情况,需求是什么,谁负责,什么时候完成,当前是什么进度,一目了解。


粘贴并发送到微信群,PC版的效果是:

手机微信上看到的效果是:

你也可以在发出前,再根据你的需要编辑下。


4、一键复制需求功能(每次复制,节省5分钟以上)

如果你对某个需求特别关心,还可以一键复制需求。以便获取这个需求下,全部相关的任务,以及人员安排情况。


例如:


复制到的内容是:

【YesDev v1.3 周报】负责人:黄禅宗,计划上线:2021-01-22,状态:需求中   1、周报,王敏杰,2021-01-26,DOING 2、周报API,黄俊华,2021-01-27,DOING   http://www.yesdev.cn/platform/requirements/reqm-detail?id=47


粘贴到微信群,发送后效果是:


用手机微信查看,效果是:


5、传送门,精确找到你要的参考资料(每次点击,节省3分钟)

平时工作中,总会有很多重要的信息,例如XXX测试环境的体验账号、API接口文档、蓝湖的设计稿、某篇技术博客、Github代码仓库链接,等。同时,这时信息,都是和具体某个项目有关的,具有一定的时效性。


在做项目过程中,你会频繁用到这些信息,并且 需要不断更新和维护。当项目完成后,你只有到回顾总结或有时才需要用到。因上,在项目详情中,YesDev提供了传送门,想去哪里就去哪里。


每次访问传送门,估计能节省3分钟,避免了翻查聊天纪录找历史资料,或者文档的时间。


6、快速找到你的PRD(每次打开,节省2分钟)

针对产品原型PRD,你可以把和你当前工作状态相关的PRD,拖拉到 TODO、DOING、DONE 这三个状态,这样每天都能快速找到你想要的PRD。


相比以前存在记事本,每次打开,可以节省2分钟。


7、工作组(避免不必要的信息干扰,让工作更专注)

当企业团队规模越大时,事情就会越多,并且项目会日益庞大。如果什么项目都关注,或者都看一遍,一个人的时间是有限,每天工作8小时,项目如果没设置一道边界,很容易在工作中被信息淹没。


我以前的总结是,我们上班所接收到的信息量,就像自来水。


一开始,是水龙头般速度的自来水冲击;当你的能力变强时,或者职级上升后,或者从基层转为管理者时,你要接收的信息量就会成倍增加,这时可能是类似消防水枪那样的信息量和压力冲击。任何一个人,大脑的承受能力和处理速度都是有限的。再往后,“能者多劳”,或者你还需要处理像洪水一般的信息量,其难度可想而知。


因此,让每个团队的成员,避免不必要的信息干扰,是让团队高效办公的前提之一。就好比如,高速路旁边的隔音墙。


YesDev的工作组,就像微信的群,只有进群的人,才能看到相应的项目信息。非常灵活。


8、其他更多节省时间的小功能

除上面介绍的功能外,YesDev还有关注项目,可以关心你想关心的项目、需求、和问题;YesDev还有项目置顶功能,把你最关心的项目放在最前面;YesDev还有最新消息,让你知道最新的工作安排和实时情况。当然,YesDev还有工作台,提供了精简的任务看板。


怎么在线使用YesDev工具?


访问YesDev官网,http://www.yesdev.cn,你可以免费注册,或者用微信扫码登录。扫码后,你可以创建新的团队、组织或企业,也可以绑定已有的账号。



创建团队后,你就是团队管理员,可以邀请团队一起使用,共同高效办公。还可以根据团队情况,灵活设置工作组,以及产品业务线。接下来,就是提需求、进行项目排期,安排团队一起参与,共同完成。最后,进行质量验收,发布上线,上市投产使用。

本文分享自微信公众号 - 小白开放平台(yesapi)。
如有侵权,请联系 support@oschina.cn 删除。
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