厉害了!这工具可以自动帮我写工作邮件!

原创
02/09 07:45
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写邮件的痛苦

在平时工作时,难免需要写工作邮件,进行书面正式的汇报。


对于职场新人,甚至对于“老司机”来说,写邮件都算是件痛苦的事情。为什么呢?


第一痛点,新人无从下手。不同形式的邮件,以及需要汇报的对象不同,需要组织的方式不同,措辞很重要。如果没写过类似的邮件,一开始,还真不知如何下笔写出第一句话,以及整理邮件的正文内容。


第二痛点,写邮件很耗时间。写一篇邮件,可能需要10分钟,或半小时以上。因为需要整理的信息和资料,还是很多的,并且需要总结提炼,还要确认。有时信息又很分散,错乱在群聊天纪录里、个人便签,即便是在一些系统上,还要复制粘贴,并且在纯文本中中转一道,避免把一些不必要的字体样式、大小和颜色去掉。


第三痛点,书写要准确无误。所汇总的邮件内容、统计的数据、甚至标点符号都要写完后核对核对再核对,一不小心,连“老司机”都容易出错。例如:

自动生成邮件的神奇工具

或许,这个工具,可以在某种程度上帮你解决编写邮件的痛点。在自动生成的邮件基础上,再进行修改和补充,会比从完全空白的页面全部纯人工编写邮件要更快速、准确和省时间。并且,生成的邮件内容,是根据近十年的工作经验,在不同行业,不同规模企业,几百封邮件中提炼出来的格式。


这个工具名叫:YesDev项目管理。目前,针对产品研发和项目管理,这个工具提供了:

  • 自动生成项目邮件

  • 自动生成个人周报邮件


下面分别介绍。


(1)自动生成项目邮件

项目可以是某个专项、大型的项目、某个App的版本迭代、或者是某个时间周期的需求汇总。可以说,项目是聚合需求和不同颗粒度的划分。作为项目负责人,最常做的事情,就是需要定时或不定时汇总项目的进度。可能是每周,或者每月,或者在某个里程碑节点,以邮件的形式,汇总当前项目的概况、进度、风险和下一步计划,然后向上汇总和在团队内进行信息同步。


假设,我们已经在YesDev创建好一个项目,项目名称是:商城小程序版本迭代。


商城小程序版本迭代,该项目下,关联有两个需求:

  • 新人优惠券重构

  • 商城小程序订单流程优化


此外,共有5个工作任务,由不同的人负责

  • 前端小程序开发

  • 优惠券架构体系

  • 文档编写

  • 后端开发

  • 小程序设计



可以发现,整个项目下来,从项目到需求,从需求到任务,都有对应的负责人。


如果是传统的方式,当需要编写项目汇总邮件时,如果没有汇总好的结构化信息,就需要从多方进行收集和汇总。但现在有了项目管理工具,你可以直接在这里提取和复制。更进一步,只需要点击项目详情页右上角的【生成项目邮件】,可以看到以下页面。


对应,自动生成的邮件内容,会根据最新的项目信息进行汇总,这将会极大提升你的工作效率。


例如这里生成的邮件,收件人是项目干系人,包括项目、需求和任务的全部负责人;抄送人是项目的关注人,一般会有上级领导;邮件标题是:【项目进度】商城小程序版本迭代(2021-02-08);正文内容是:


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Hi all,


项目简报

商城小程序版本迭代,负责人:赵子龙, 当前整体进度约:60%,预计 2021-01-22 完成。

项目详情请见:http://www.yesdev.cn/platform/project/projects-detail?id=42


项目进度

  • 1、新人优惠券重构,@赵子龙,2021-02-15,需求中

  • 2、商城小程序订单流程优化,@张三丰,2022-10-27,挂起


项目排期


人员  任务类型  工时评估(H)  开始时间  完成时间

张三丰  调研,UI设计  4.0  2020-12-2  32021-02-02

赵子龙  技术开发,编写文档  26.0  2020-12-23  2021-02-01


本周已完成

1、前端小程序开发,赵子龙,2020-12-23,DONE

2、文档编写,赵子龙,2020-12-26,DONE


下周计划

1、优惠券架构体系,张三丰,2020-12-23,TODO

2、后端开发,赵子龙,2021-02-01,TODO

3、小程序设计,张三丰,2021-02-02,TODO



此致,

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你可以在这基础进行二次修改,补充和调整。例如补充项目当前的实现效果截图、一些统计数据,和表格、附件等。


(2)自动生成个人周报邮件

项目汇总邮件是项目经理,PMO或者TeamLeader才需要编写的,但个人周报则是每个职场人或多或少都需要接触和编写的。作为每周的必做环节,能没办法可以更快速完成高质量的周报邮件编写呢?因为周五下班后一般都会有约会、饭局,美好的周末即将开启。但是还有周报还没写好!


这种心情,我们都懂!


所以,YesDev还为每个用户,提供了自动生成工作周报邮件的贴心功能。

当完成了一周的工作后,往往自己会因为过于忙碌而忘了自己做过了什么事情。如果事前没有做过纪录或备忘,就更难回想了。


如果全部的工作都已经在YesDev工具上体现和记录,那么到了周五快下班时,或者任何当你需要编写周报邮件时,只需要进行【周报】,编写【编写邮件】,就可以看到自己这周需要的周报邮件内容了。



可以看下我们团队的开始用YesDev生成和编写的周报:

其中,点击【编写周报】,会看到我这一周的工作情况和成就,


其中,邮件默认的标题是:黄禅宗工作周报(2021.02.08-2021.02.14),邮件的正文内容是:


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项目汇总

1、【技术运营】公众号文章,@黄禅宗,项目时间:2021-01-23 - 2021-02-28,新项目

2、【项目开发】Q1外部需求沟通,@黄禅宗,项目时间:2021-02-01 - 2021-03-31,新项目

3、【技术运营】YesDev营销小分队,@黄禅宗,项目时间:2021-01-08 - 2021-06-30,已完成


需求汇总

1、【中】1秒钟搞定!打工人工作“偷懒”的最佳方式,@黄禅宗,计划上线:2021-02-09,已完成


本周成就

1、#其他,值班,@黄禅宗,2021-02-08,DONE

2、#会议,腾讯会议远程沟通-第一次,@黄禅宗,2021-02-08,DONE


下周计划

1、#产品原型,短信组件,产品设计,@黄禅宗,2021-01-31,TODO

2、#测试,登录注册、员工邀请、工作台测试,@黄禅宗,2021-02-04,TODO


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你可以直接保存,在YesDev上保存团队和自己的周报内容,也可以进行修改后复制到邮件客户端,发送给你的上级。方便快捷,扼要明了!


编写办公邮件的技巧与心得

在过往近十年的工作里,我一直都有编写办公邮件的习惯,并且喜欢编写邮件,同时一直保存和收藏我重要的邮件(包括我写的和我收到的)。因为每一封邮件背后都记录着我的个人成长和职业发展,是非常值得总结、学习和积累的。同时,也是我个人的一个知识财富之一。


据不完全统计,编写的邮件类型包括但不限于:项目邮件、团队周报邮件、会议纪要邮件、故障邮件、项目复盘邮件、流程规范宣传邮件、绩效评估邮件、新人面谈邮件、审批申请邮件、工作交接邮件、数据简报。


最后,分享下办公邮件的编写技巧,让职场新人也能写出专业贴切高水准的邮件。


1、交待背景,在邮件开头,简明介绍相关背景,并且HIGHLIGHT高亮一些重要的数字、风险和重要事项,节省阅读邮件人的时间


2、注意格式排版,统一字体大小,避免过多颜色,标题可加粗,做到简洁、整齐、明了


3、@协作人,@你需要对方协作的同学,并且用蓝色标注


4、不越级汇报,尽量不要越级发送和汇报,除非直属上级私下允许,并且应把直属上级抄送上,同时在发送前请直属上级确认核对;


5、表格数据,应当粘贴文本格式而非截图,并且给出数据结论(不要让人去想),附近上Excel原始数据和统计口径


6、信息聚合,如果有链接、附件或者其他相关邮件,也可以复制粘贴到邮件里。没错,邮件也是可以复制进来的,或者全部回复。(注意:链接里面的内容也应粘贴出来,很多新人不注意这点,因为领导一般都是用手机或电脑的,没有账号或权限再点进去再查看,一定要考虑阅读人的角色和感受!)


7、关于抄送,抄送给你觉得需要知悉的人,但不需要进行任何操作或工作的人,一般是领导、上级或其他部门的负责人,或者之前问过你相关进度的同事


8、落款,落款例如:此致,并且告知大家,如果有任何问题,可随时我。如果需要感谢其他同事的帮助,也可以在此补充。



本文分享自微信公众号 - 小白开放平台(yesapi)。
如有侵权,请联系 support@oschina.cn 删除。
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