写邮件的痛苦
在平时工作时，难免需要写工作邮件，进行书面正式的汇报。
对于职场新人，甚至对于“老司机”来说，写邮件都算是件痛苦的事情。为什么呢？
第一痛点，新人无从下手。不同形式的邮件，以及需要汇报的对象不同，需要组织的方式不同，措辞很重要。如果没写过类似的邮件，一开始，还真不知如何下笔写出第一句话，以及整理邮件的正文内容。
第二痛点，写邮件很耗时间。写一篇邮件，可能需要10分钟，或半小时以上。因为需要整理的信息和资料，还是很多的，并且需要总结提炼，还要确认。有时信息又很分散，错乱在群聊天纪录里、个人便签，即便是在一些系统上，还要复制粘贴，并且在纯文本中中转一道，避免把一些不必要的字体样式、大小和颜色去掉。
第三痛点，书写要准确无误。所汇总的邮件内容、统计的数据、甚至标点符号都要写完后核对核对再核对，一不小心，连“老司机”都容易出错。例如：
自动生成邮件的神奇工具
或许，这个工具，可以在某种程度上帮你解决编写邮件的痛点。在自动生成的邮件基础上，再进行修改和补充，会比从完全空白的页面全部纯人工编写邮件要更快速、准确和省时间。并且，生成的邮件内容，是根据近十年的工作经验，在不同行业，不同规模企业，几百封邮件中提炼出来的格式。
这个工具名叫：YesDev项目管理。目前，针对产品研发和项目管理，这个工具提供了：
自动生成项目邮件
自动生成个人周报邮件
下面分别介绍。
（1）自动生成项目邮件
项目可以是某个专项、大型的项目、某个App的版本迭代、或者是某个时间周期的需求汇总。可以说，项目是聚合需求和不同颗粒度的划分。作为项目负责人，最常做的事情，就是需要定时或不定时汇总项目的进度。可能是每周，或者每月，或者在某个里程碑节点，以邮件的形式，汇总当前项目的概况、进度、风险和下一步计划，然后向上汇总和在团队内进行信息同步。
假设，我们已经在YesDev创建好一个项目，项目名称是：商城小程序版本迭代。
商城小程序版本迭代，该项目下，关联有两个需求：
新人优惠券重构
商城小程序订单流程优化
此外，共有5个工作任务，由不同的人负责
前端小程序开发
优惠券架构体系
文档编写
后端开发
小程序设计
可以发现，整个项目下来，从项目到需求，从需求到任务，都有对应的负责人。
如果是传统的方式，当需要编写项目汇总邮件时，如果没有汇总好的结构化信息，就需要从多方进行收集和汇总。但现在有了项目管理工具，你可以直接在这里提取和复制。更进一步，只需要点击项目详情页右上角的【生成项目邮件】，可以看到以下页面。
对应，自动生成的邮件内容，会根据最新的项目信息进行汇总，这将会极大提升你的工作效率。
例如这里生成的邮件，收件人是项目干系人，包括项目、需求和任务的全部负责人；抄送人是项目的关注人，一般会有上级领导；邮件标题是：【项目进度】商城小程序版本迭代（2021-02-08）；正文内容是：
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Hi all，
项目简报
商城小程序版本迭代，负责人：赵子龙, 当前整体进度约：60%，预计 2021-01-22 完成。
项目详情请见：http://www.yesdev.cn/platform/project/projects-detail?id=42
项目进度
1、新人优惠券重构，@赵子龙，2021-02-15，需求中
2、商城小程序订单流程优化，@张三丰，2022-10-27，挂起
项目排期
人员 任务类型 工时评估（H） 开始时间 完成时间
张三丰 调研,UI设计 4.0 2020-12-2 32021-02-02
赵子龙 技术开发,编写文档 26.0 2020-12-23 2021-02-01
本周已完成
1、前端小程序开发，赵子龙，2020-12-23，DONE
2、文档编写，赵子龙，2020-12-26，DONE
下周计划
1、优惠券架构体系，张三丰，2020-12-23，TODO
2、后端开发，赵子龙，2021-02-01，TODO
3、小程序设计，张三丰，2021-02-02，TODO
此致，
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你可以在这基础进行二次修改，补充和调整。例如补充项目当前的实现效果截图、一些统计数据，和表格、附件等。
（2）自动生成个人周报邮件
项目汇总邮件是项目经理，PMO或者TeamLeader才需要编写的，但个人周报则是每个职场人或多或少都需要接触和编写的。作为每周的必做环节，能没办法可以更快速完成高质量的周报邮件编写呢？因为周五下班后一般都会有约会、饭局，美好的周末即将开启。但是还有周报还没写好！
这种心情，我们都懂！
所以，YesDev还为每个用户，提供了自动生成工作周报邮件的贴心功能。
当完成了一周的工作后，往往自己会因为过于忙碌而忘了自己做过了什么事情。如果事前没有做过纪录或备忘，就更难回想了。
如果全部的工作都已经在YesDev工具上体现和记录，那么到了周五快下班时，或者任何当你需要编写周报邮件时，只需要进行【周报】，编写【编写邮件】，就可以看到自己这周需要的周报邮件内容了。
可以看下我们团队的开始用YesDev生成和编写的周报：
其中，点击【编写周报】，会看到我这一周的工作情况和成就，
其中，邮件默认的标题是：黄禅宗工作周报（2021.02.08-2021.02.14），邮件的正文内容是：
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项目汇总
1、【技术运营】公众号文章，@黄禅宗，项目时间：2021-01-23 - 2021-02-28，新项目
2、【项目开发】Q1外部需求沟通，@黄禅宗，项目时间：2021-02-01 - 2021-03-31，新项目
3、【技术运营】YesDev营销小分队，@黄禅宗，项目时间：2021-01-08 - 2021-06-30，已完成
需求汇总
1、【中】1秒钟搞定！打工人工作“偷懒”的最佳方式，@黄禅宗，计划上线：2021-02-09，已完成
本周成就
1、#其他，值班，@黄禅宗，2021-02-08，DONE
2、#会议，腾讯会议远程沟通-第一次，@黄禅宗，2021-02-08，DONE
下周计划
1、#产品原型，短信组件，产品设计，@黄禅宗，2021-01-31，TODO
2、#测试，登录注册、员工邀请、工作台测试，@黄禅宗，2021-02-04，TODO
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你可以直接保存，在YesDev上保存团队和自己的周报内容，也可以进行修改后复制到邮件客户端，发送给你的上级。方便快捷，扼要明了！
编写办公邮件的技巧与心得
在过往近十年的工作里，我一直都有编写办公邮件的习惯，并且喜欢编写邮件，同时一直保存和收藏我重要的邮件（包括我写的和我收到的）。因为每一封邮件背后都记录着我的个人成长和职业发展，是非常值得总结、学习和积累的。同时，也是我个人的一个知识财富之一。
据不完全统计，编写的邮件类型包括但不限于：项目邮件、团队周报邮件、会议纪要邮件、故障邮件、项目复盘邮件、流程规范宣传邮件、绩效评估邮件、新人面谈邮件、审批申请邮件、工作交接邮件、数据简报。
最后，分享下办公邮件的编写技巧，让职场新人也能写出专业贴切高水准的邮件。
1、交待背景，在邮件开头，简明介绍相关背景，并且HIGHLIGHT高亮一些重要的数字、风险和重要事项，节省阅读邮件人的时间
2、注意格式排版，统一字体大小，避免过多颜色，标题可加粗，做到简洁、整齐、明了
3、@协作人，@你需要对方协作的同学，并且用蓝色标注
4、不越级汇报，尽量不要越级发送和汇报，除非直属上级私下允许，并且应把直属上级抄送上，同时在发送前请直属上级确认核对；
5、表格数据，应当粘贴文本格式而非截图，并且给出数据结论（不要让人去想），附近上Excel原始数据和统计口径
6、信息聚合，如果有链接、附件或者其他相关邮件，也可以复制粘贴到邮件里。没错，邮件也是可以复制进来的，或者全部回复。（注意：链接里面的内容也应粘贴出来，很多新人不注意这点，因为领导一般都是用手机或电脑的，没有账号或权限再点进去再查看，一定要考虑阅读人的角色和感受！）
7、关于抄送，抄送给你觉得需要知悉的人，但不需要进行任何操作或工作的人，一般是领导、上级或其他部门的负责人，或者之前问过你相关进度的同事
8、落款，落款例如：此致，并且告知大家，如果有任何问题，可随时我。如果需要感谢其他同事的帮助，也可以在此补充。
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